Felix Baude, Fuhrpark Fachberater bei community4you, erklärt: „In den Fuhrparks herrscht immer noch ein oft papierbasiertes Formularwesen vor. Da gibt es für jeden Vorgang einen Vordruck, der auszufüllen ist. In vielen Unternehmen ist es heute Gang und Gäbe, dass diese Formulare anschließend aufwändig kontrolliert und nachbearbeitet werden müssen, dass Informationen abgetippt und Zettel abgeheftet werden. Oft müssen aufgrund vorhandener Systembrüche und fehlender Schnittstellen sogar Daten mehrfach erfasst werden. Dabei kann es schnell zu kleineren Abweichungen kommen. Solche inkonsistenten Daten ziehen weitere Probleme nach sich.“

Mit dem mobilen Fahrerportal comm.mobile bietet community4you besonders den Unternehmen eine Möglichkeit ihre Verwaltungsprozesse zu digitalisieren, die einen hohen Mobilitätsbedarf und damit besonders große Verwaltungsaufwände haben.

Felix Baude: „Der Standard, den wir in comm.mobile bisher bieten ist ein vollständig digitales webbasiertes Formular. Alle Angaben sind so aufbereitet, dass sie vollständig automatisiert in unser Fuhrparkmanagement System comm.fleet übernommen und anschließend durch das Fuhrparkteam direkt an weitere Prozessbeteiligte wie Versicherer oder Anwälte übermittelt werden können. Weil unsere Anwendungen auf eine zentrale Datenbank zugreifen und diverse Schnittstellen bieten, ist eine Mehrfacherfassung von Informationen jetzt schon unnötig. Mit dem neuen Schadensmanagement Modul gehen wir noch einen Schritt weiter. Statt einem statischen Formular, können wir individuelle Prozesse modellieren.“

Der Vorteil soll sich am Beispiel unterschiedlicher Schadensarten zeigen. So sind z.B. bei einem recht simplen Glasschaden bedeutend weniger Informationen notwendig, als bei einem Verkehrsunfall mit mehreren beteiligten Fahrzeugen. Durch die Modellierung von digitalen Prozessen können gezielt immer die Daten abgefragt werden, die wirklich notwendig sind. Das spart einerseits Daten und ist andererseits nutzerfreundlich. Angaben zum Fahrzeug und zum Fahrer, welche dem System ohnehin bereits bekannt sind, können durch eine Schnellauswahl automatisch befüllt werden. Das macht die vollständige Erfassung eines Vorganges schneller und soll sowohl die Datenqualität als auch die Akzeptanz der Nutzer:innen verbessern.

Die einzelnen Schadensarten und Prozessschritte können von den Kundinnen und Kunden individualisiert werden. Dabei definiert die Software von community4you Prozesse nicht zwingend neu, sondern bildet vielmehr die tatsächlich vorhandenen Prozesse exakt digital ab. Hinzu kommen umfassende Möglichkeiten zur Erfassung von zusätzlichen Objekten, wie Anhängern, Tieren, weiteren Insassen oder sonstigen geschädigten Gegenständen wie z.B. Häusern oder Einfahrtstoren. Es können auch Schadensbilder angefügt und eine polizeiliche Aufnahme erfasst werden.

Mit zusätzlichen Berechtigungsfunktionen können Mitarbeiter gezielt für die Freigabe von Schadensmeldungen eingesetzt werden – ohne ihnen Zugriff auf tiefgreifendere Daten oder Funktionen der Fuhrparkmanagement Software gewähren zu müssen.