Essmann‘s Backstube ist eine 1845 gegründete familiengeführte Handwerksbäckerei, die heute in fünfter Generation geführt wird. Knapp 800 Mitarbeiter bieten in 67 Filialen ein vielfältiges, den aktuellen Trends angepasstes Sortiment aus Brot- und Konditoreiwaren, Snacks und Kaffeespezialitäten sowie Bio-Produkten.

Dezentrale analoge Prozesse in der Vergangenheit

Da Essmann‘s Backstube dezentral arbeitet, musste die interne Kommunikation optimiert werden. Das Unternehmen wollte die Fax-, Telefon- und Papierprozesse in der Zentrale und den 67 Filialen in eine digitalisierte Betriebsstruktur transformieren. Für die Umsetzung wurde das Beratungsunternehmen ncc guttermann GmbH, ein Mitglied der Compass Gruppe, hinzugezogen.

Um den hohen internen und externen Anforderungen gerecht zu werden, wurden bei Essmann‘s Backstube viele Formulare entwickelt und alle Abläufe durch diese sowie Checklisten und Protokolle gesteuert. Beispielsweise müssen Temperatur- und Reinigungsprotokolle detailliert vor Ort erfasst werden und später leicht abrufbar sein. Auch die Einarbeitung der Mitarbeiter ist eine Herausforderung, da diese zeitaufwändig ist und durch immer wiederkehrende Rückfragen an anderer Stelle Ressourcen verloren gehen.

Mehr Flexibilität und Sicherheit dank App-Entwicklung und Verwaltung mobiler Geräte

Das Team begann die Einführung mit einem zweitägigen Workshop. In diesem wurden Prozessabläufe identifiziert und evaluiert sowie entsprechende Formulare erstellt. Anschließend legte man betriebliche Prioritäten fest und kategorisierte diese. Ziel war es, der gesamten Belegschaft ein Verständnis für kritische Prozesse sowie einfache Routinen zu vermitteln. Letztlich wurden alle papierbasierten Prozesse mit SOTI Snap in Apps transformiert und der Betrieb damit komplett digitalisiert. Fünf Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen - Filialbetreuung, Management, IT und Vertriebsleitung - wurden einbezogen, um den restlichen Mitarbeitern den Einsatz neuer Technologien näherzubringen.

Die Auswirkungen von SOTI auf den digitalen Betrieb von Essmann‘s Backstube sind immens. Der gesamte Geschäftsbetrieb läuft nun effizienter ab und die Filialmitarbeiter haben eine digitale Verbindung zu den Prozessen in der Zentrale. Ausgestattet mit Tablets, können sie durch den Einsatz der Apps, die mit SOTI Snap entwickelt wurden, ihre Arbeitsabläufe vereinfachen und ihre Produktivität steigern.

„Mit SOTI genießen wir volle Flexibilität bei der Umsetzung unserer Digitalisierungsstrategie”, kommentiert Marek Helfer, Leiter Rechnungswesen bei Essmann’s Backstube. „SOTI ermöglicht uns eine deutliche Arbeitserleichterung in unseren Filialen und bietet gleichzeitig eine hohe Prozesssicherheit. Durch die Anbindung der bestehenden Systeme konnten wir die Effizienz steigern und unsere Compliance-Risiken reduzieren.”

„Essmann‘s Backstube hat mit SOTI Snap in kürzester Zeit eine Vielzahl maßgeschneiderter, unternehmensspezifischer Apps erstellt, um vormals papierlastige Prozesse zu rationalisieren und ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit zu sparen“, so Stefan Mennecke, VP of Sales, Central, Eastern and Southern Europe bei SOTI. „In einem Unternehmen, dass großen Wert auf den Kundenservice legt, werden die entsprechenden Mitarbeiter sehr schnell von zeitintensiven, repetitiven Tätigkeiten befreit, wenn diese durch SOTI Snap digitalisiert werden.“ Quelle: SOTI