In vielen Unternehmen scheitern Projekte zum Thema E-Mail-Archivierung oft schon an den Investitionskosten oder auch daran, dass schlichtweg hierfür keine Mitarbeiter, d. h. Ressourcen, zur Verfügung stehen. Gerade in solchen Fällen kann die Archivierung über einen Managed Service-Provider eine sehr interessante Alternative sein. Denn Unternehmen zahlen beim Service-Provider letztendlich nur für das, was sie auch tatsächlich nutzen und Kosten für die Anschaffung von Hard- und Software fallen erst gar nicht an. Hinzu kommt, dass Service-Provider erfahrungsgemäß über sehr sichere und leistungsfähige Rechenzentren verfügen und ihren Kunden somit meist eine sehr hohe Ausfallsicherheit garantieren können. So werden dort nicht nur die Daten regelmäßig gesichert, sondern auch die Applikationen nebst Daten, fast immer auch auf einem zweiten, zusätzlichen System, gespiegelt. Sollte einmal ein System ausfallen, dann übernimmt automatisch das gespiegelte System dessen Aufgaben.

"Secure Cloud MailArchive hat aber noch ein paar ganz besondere Extras", erklärt Carlos Pinilla, Key Account Manager MSP Europe der IT-Security Group. "So können Benutzer auch über mobile Geräte, wie z. B. mit ihren Smartphones oder Tablet-PCs, auf das Archiv zugreifen. Im gespiegelten Modus verfügt das System obendrein über eine intelligente Lastverteilung. Daher sind selbst bei sehr vielen Benutzerzugriffen, so gut wie keine Performanceeinbußen spürbar."

Vollständig mandantenfähige Archivierungslösung

Secure Cloud MailArchive wurde speziell auf die Anforderungen von Service-Providern entwickelt und ist vollständig mandantenfähig. Die Mandantenfähigkeit gilt dabei sowohl für den Bereich der Administration als auch für die Datenverwaltung, die beim System stets getrennt pro Mandant erfolgt. Das Archivsystem verfügt außerdem über umfangreiche Schnittstellen (u. a. Webservices, API) und kann damit ganz einfach, und in den meisten Fällen sogar "maßgeschneidert", in die Infrastruktur des Service-Providers integriert werden. Darüber hinaus lässt sich mit nur wenigen Mausklicks für jeden Mandanten ein individuelles Branding erstellen.

Integriertes, rollenbasiertes Rechtesystem

Secure Cloud MailArchive verfügt über ein rollenbasiertes Rechtesystem, das die Administration und die Kontrolle des Systems im Sinne eines effektiven Datenschutzes auf verschiedene Benutzer und damit Verantwortlichkeiten verteilt. Alle Rollen sowie Sicherheits- und Kontrollfunktionen lassen sich dabei für jeden Mandanten separat definieren. Das System stellt zudem sicher, dass archivierte E-Mails unveränderbar bleiben sowie durch sichere und bewährte Authentisierungs- und Verschlüsselungsverfahren dauerhaft und verlässlich vor Datenspionage geschützt sind.

Warum archivieren?

Technische, wirtschaftliche und insbesondere auch rechtliche Gründe machen es heute erforderlich, E-Mails zu archivieren. Denn Mailserver drohen durch stetig wachsende Mengen an Daten schnell an ihre Leistungsgrenzen zu stoßen, da sie hierfür nicht konzipiert sind. Zudem ist die Archivierung von geschäftsrelevanten E-Mails auch gesetzlich, u. a. in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), vorgeschrieben. Mit der revisionssicheren Archivierungs-Appliance Secure Cloud MailArchive ist es ein Leichtes, E-Mails gesetzeskonform zu archivieren, Backups und den Mailserver zu entlasten sowie problemlos auch strenge Compliancevorgaben zu erfüllen.