Zum Interview begrüßten wir neben Frau Nadine Enders, Pressesprecherin, auch Herrn Thomas Börner, Leiter des Fuhrparks. Ihre Firma, die A/V/E GmbH, sieht sich nicht nur als Dienstleister für Energieversorgungsunternehmen, sondern vielmehr als Partner. Die 1993 gegründete A/V/E  beschäftigt über 400 Mitarbeiter und kümmert sich als Full-Service-Dienstleister beispielsweise um Endkundenkontakte, Abrechnungen sowie das Zähler-, Energiedaten- und Systemmanagement Ihrer Kunden. Der nun seit über 20 Jahren anhaltende Erfolg des Unternehmens ist einer guten Struktur und durchdachten Prozesse zu verdanken. Verbesserungsbedarf  durch Telematik sah man daher nur an einer Stelle: Die Fahrtenbücher sollten digitalisiert werden.

Das allseits „beliebte“ Fahrtenbuch

Von Kleinunternehmerinnen und -unternehmern bis hin zu Fahrerinnen und Fahrern großer Flotten gibt es wohl kaum Personen, die mit Freude ihre dienstlichen Fahrten dokumentieren. Es ist eine lästige Arbeit, und dies führt leider in manchen Fällen zu einer ungenauen Dokumentation. Ein Umstand, der in der Abrechnung jedoch Probleme mit sich bringt. Die Lösung hierfür kommt aus der Telematik-Branche. Sie ist mittlerweile auch gar nicht mehr wirklich neu, wird jedoch immer weiter verfeinert. Aktuell ist ein Stand erreicht, der den Arbeitsaufwand in Bezug auf das Führen von Fahrtenbüchern erheblich erleichtert. Hiervon wollte auch die A/V/E GmbH profitieren, denn „bei uns wurde bisher alles handschriftlich gemacht“, erklärt Nadine Enders und vertieft: „Das bedeutet einen hohen Aufwand bei denjenigen, die die Fahrtenbücher führen und beispielsweise auch bei Herrn Börner, der diese Unterlagen verwalten, auswerten und prüfen musste.“

Persönliche Empfehlung führte zu TomTom

Zu der bereits im Jahr 2010 begonnenen Suche nach der passenden Lösung verglich man zwar diverse Angebote, ausschlaggebend war jedoch eine Empfehlung eines Anwenders. Dieser nutzte bereits WEBFLEET, die Flottenmanagementlösung von TomTom Telematics. Dessen Zufriedenheit führte zum ersten Kontakt, und man begann mit der Planung. Die Umsetzung solcher Vorhaben läuft in Unternehmen, die Teile eines Konzerns sind, zuweilen etwas langwierig. Bestehende Lösungen anderer Konzern-Töchter werden beispielsweise verglichen und sollen meist einheitlich sein. Doch die Entscheidung für WEBFLEET war für Thomas Börner gefallen, und so setzte man diese durch. Die Einführung des Telematik-Systems erfolgte nach einer einmonatigen Testphase im September 2012. „Ich war voll überzeugt und habe drauf gedrängt, dass ich dieses System für unsere Fahrzeuge haben möchte“, verdeutlicht Thomas Börner.

Installation der TomTom LINK Box 310

Zur Realisierung des digitalen Fahrtenbuchs mussten sämtliche Fahrzeuge mit Hardware von TomTom ausgestattet werden. Zum Einsatz kam der LINK 310. Die kleine, 95 g leichte Box mit IP20-Schutzklasse verträgt eine Betriebstemperatur von – 30 °C bis + 70 °C. Sie wird nicht sichtbar im Fahrzeug installiert und liefert der Zentrale werden ab dem Start der Fahrzeugzündung alle notwendigen Daten für das digitale Fahrtenbuch übermittelt. Die Installation der Hardware übernahm der TomTom-Partner Koch Kommunikation. Mit einer Einbauzeit von ca. 30 Minuten pro Fahrzeug sind selbst 56 der Teile schnell installiert und in das neue System integriert.

Im Falle eines Falles

Neben Einbau und betriebsratskonformer Verwaltung übernimmt Koch Kommunikation auch den Support. „Ich habe dort einen persönlichen Ansprechpartner, der mir auch bei kleinen Fragen sofort hilft“, erklärt Thomas Börner. Auch im Bereich Service und Support sei damit „alles super“, beschreibt Börner seine Erfahrungen.

Einfache Bedienung des Systems

In punkto Hardware sind die Unterschiede verschiedener Lösungen innerhalb dieses Anforderungsprofils oftmals minimal. Der Erfolg einer Telematik-Lösung steht und fällt heutzutage meist mit der Bedienbarkeit. Nadine Enders und Thomas Börner loben WEBFLEET hierbei als „bedienerfreundlich“, „sehr komfortabel“ – es hätte eine „gute Oberfläche“. Da den Fahrern selbst keinerlei Aufwand mit diesem automatisch arbeitenden System entsteht, entfällt die Zeit zum Führen des Fahrtenbuchs komplett, und Fehler bei der manuellen Erstellung werden ausgeschlossen.

Abseits der herkömmlichen Verwendung

Grundlegend suchte die A/V/E GmbH nur ein System, um das digitale Fahrtenbuch einzuführen. An Auftragsmanagement, Routenoptimierung oder Fahrstilauswertungen bestand kein Interesse. Dies heißt jedoch nicht, dass man die Daten aus WEBFLEET nicht auch für mehr als den ursprünglichen Verwendungszweck nutzen kann. „Wir sehen ja, wo die Fahrzeuge sind. Bei Aufträgen, die zwischendurch reinkommen, können wir diese koordiniert verteilen“, berichtet Thomas Börner. „So werden natürlich viele Kilometer eingespart“, kommentiert Nadine Enders.