Als Marcel Sych bei den IMD Laboren als Logistikleiter startete, fanden die Transporte noch analog statt. Es gab also papierhafte Tourenpläne und eine grobe händische Dokumentation der Fahrten. Zuvor arbeitete Sych in der Krankhaus-Logistik eines großen Kliniken-Verbunds und nutzte dort eine Inhouse-Lösung für das Logistik-Management. Ihm waren die Vorteile von Telematik also bestens bekannt und diese wollte er auch bei den IMD Laboren wirken lassen. Als er nach einem geeigneten Anbieter recherchierte, erhielt er mehrere Angebote. „Diese waren häufig mit hohen Implementierungskosten verbunden“, sagt Marcel Sych. Die gewünschten Funktionen wären für verschiedene Anbieter kein Problem gewesen, die Investition jedoch sehr hoch. Von Seiten der Anbieter wurde argumentiert, dass die Kosten zwar hoch erscheinen würden, jedoch nur ein Bruchteil der Einsparungen seien, die man generieren könnte.

Unter den Unternehmen, mit denen er Kontakt hatte, war auch die damals noch als PLT GmbH firmierende Moving Intelligence GmbH. Diese hatte in gewisser Weise bereits einen Fuß in der Tür, da Moving Intelligence bereits seit 2016 beim Rostocker Standort der IMD-Labore zum Einsatz kam. 2019 trat man dann in Kontakt und übergab Geräte und Apps zum Testen.

Transparenz wiegt schwerer als Einsparpotenzial

Moving Intelligence bot weitgehend standardisierte Lösungen zu einer monatlichen Nutzungsgebühr - Software-as-a-Service also. Bezüglich der Weiterentwicklungswünsche von Kunden hatte Moving Intelligence eine eigene Herangehensweise. So wurden Entwicklungsanforderungen nicht direkt umgesetzt und dafür dann die notwendigen Stunden berechnet. Vielmehr nahm man die Ideen sofort auf und prüfte mit weiteren Kund:innen, inwieweit die gewünschten Funktionen auch ihnen helfen könnten. Sofern hier ein Mehrwert vorlag, der die Lösung von Moving Intelligence als Ganzes voranbrachte, wurde es umgesetzt. Für Marcel Sych wirkte dieser Ansatz damals nicht ganz optimal, da er seine Lösung schnell gemäß seinen Wünschen haben wollte. Er hatte jedoch auch den Eindruck, dass die von ihm gewünschte Lösung auch sonst noch nicht auf dem Markt verfügbar war. Eine entsprechende Neuentwicklung erschien ihm also ohnehin als notwendig. Ein Grund jedoch, das Thema vorerst wieder auf Eis zu legen.

Im Jahr 2020 wurde das Vorhaben aber wieder aktuell und nach kurzem Austausch mit Moving Intelligence stellte Sych fest, dass in der Zwischenzeit und im Rahmen der stetigen Systemoptimierung bereits Funktionen umgesetzt waren, die er sich zuvor bereits wünschte.  So wurde die Telematik-Lösung TrackPilot beispielsweise um eine Temperaturüberwachung erweitert. Hier ging Sych bislang davon aus, er müsse dies mit zwei separaten Lösungen umsetzen – für Auftragsmanagement und Temperaturüberwachung. Nun jedoch bot sich die Gelegenheit, „zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen“, erinnert sich der Logistikleiter. Zu diesem Zeitpunkt beschäftigte er sich dann ausführlicher mit TrackPilot und erkannte weitere Features, die den IMD-Laboren zuspielen würden, so zum Beispiel individuell definierbare Auftragsstatus. Zwar gab es noch immer Wünsche darüber hinaus, aber eben keine „Showstopper“ mehr. Ergo führten die IMD Labore im selben Jahr TrackPilot für den Raum Berlin/Potsdam ein.

Auftragssteuerung via App

Die Fahrer-App von Moving Intelligence ist ein zentraler Bestandteil von TrackPilot. Über die TrackPilot-Anwendung erhalten die Fahrer:innen die Aufträge und werden entsprechend navigiert, sofern nötig. Ebenfalls erfolgt darüber die Auftragsdokumentation, die sich bei Bedarf auch mit Fotos ergänzen lässt. IMD nutzt Fotos beispielsweise zur Dokumentation, falls Praxen unerwartet geschlossen sind. Bei Ablieferungen und Abholungen lassen sich verschiedene Status hinterlegen und beispielsweise auch Barcodes scannen. Für Sych ist das zwar nicht erforderlich, jedoch hätte er die Möglichkeit, das System entsprechend zu individualisieren.

Temperaturüberwachung über OBD-Slot

Absolut entscheidend bei medizinischen Transporten ist die Überwachung der Temperatur. Blutproben müssen gekühlt werden und sich dabei in einem spezifischen Rahmen bewegen. Die Erfassung erfolgt über Sensoren, die von Moving Intelligence zur Verfügung gestellt werden. Diese übertragen die Daten aus den mobilen Kühlboxen an den OBD-Dongle von Moving Intelligence im Fahrzeug, sobald diese nach Abholung in Bluetooth-Reichweite sind. Kleiner Nachteil: Die Temperatur-Daten, die außerhalb der Bluetooth-Reichweite erfasst werden, werden nicht nachgetragen, sobald die Verbindung mit dem Dongle hergestellt wird. Für Marcel Sych ist dies zwar akzeptabel, er würde es jedoch begrüßen, wenn man hier zukünftig nachbessern könnte. Die Temperaturüberwachung erfolgt dann in einem exakt gesetzten Rahmen und erlaubt zudem Warnmeldungen an hinterlegte Mail-Adressen, sobald dieser Rahmen verlassen wird. Wann genau diese erfolgen sollen, lässt sich ebenfalls individuell im webbasierten System von Moving Intelligence hinterlegen.

TrackPilot ist das zentrale System

Bei den IMD Laboren im Raum Berlin/Potsdam ist TrackPilot das primäre System. Sämtliche Aufträge werden über TrackPilot erfasst, disponiert und abgearbeitet. Pro Tag sind das ca. 1.200 geplante Fahrten und zusätzlich noch ungefähr 25% an Aufträgen, die spontan pro Tag hinzukommen. Wie diese zusätzlichen Aufträge am besten verteilt werden, entscheidet sich beim IMD anhand der bestehenden Routen als auch der GPS-Daten, die durch TrackPilot immer in Echtzeit vorliegen.

Support und Weiterentwicklung

Beim Service- und Support-Verhalten hat Marcel Sych nichts zu beanstanden. Feedback oder Fehlermeldungen erfolgen über einen Ticketsystem und werden dort schnell bearbeitet, lobt Sych. Zudem hat er auch einen persönlichen Ansprechpartner bei Moving Intelligence, mit dem regelmäßig Gespräche darüber stattfinden, wie das System weiterentwickelt werden könnte.

Eine der Funktionen, die sich Sych für die Zukunft wünscht und die sich laut Moving Intelligence auch bereits in Entwicklung befindet, ist eine Ankunftsübersicht über alle aktuellen Fahrten. Hier soll dann ersichtlich sein, welche Fahrzeuge draußen sind, wann sie laut Plan ankommen müssten und wie die tatsächliche, aktuelle ETA-Berechnung aussieht. Damit könnten dann auch die Labormitarbeiter:innen besser planen.  Auch eine automatische Verknüpfung der Temperatur- mit den Tourenreports wünscht sich Sych. Aktuell müssen die Kühlkettendaten noch manuell über die Tourendaten gelegt werden, um zu schauen, bei welchem Teil der Tour etwaige Abweichungen auftraten.