Anwendertest: Zuverlässiges Auftragsmanagement im Lebensmittelgroßhandel

Mit 26 Fahrzeugen wickelt die Mössle GmbH ihre Lebensmitteltransporte in Bayern ab. Bild: Mössle GmbH

Leipheim, 15.10.2021 (pkl).

Bereits seit ungefähr zehn Jahren nutzt die Mössle GmbH, ein insbesondere in Bayern aktiver Lebensmittelgroßhändler, das Auftragsmanagement der Ulmer AIS alfaplan GmbH. Gleich zu Beginn des Interviews erklärt Robert Henn, Betriebsleiter bei Mössle, dass das Unternehmen technisch immer mit der Zeit geht und das digitale Auftragsmanagement nur eines von vielen Bestandteilen dieses modernen mittelständischen Unternehmens sei. Natürlich hört man solche Aussagen häufig von diversen Unternehmen, bei Mössle jedoch wird man dieser Rolle mehr als gerecht und fand mit AIS alfaplan einen idealen Partner.

Robert Henn ist Betriebsleiter (Disposition) bei Mössle und schon seit über 20 Jahren im Unternehmen. Bild: AIS alfaplan

Wenngleich man bei der Mössle GmbH sehr aufgeschlossen gegenüber neuen Technologien in der Logistik und Intralogistik ist, so gilt dennoch keinesfalls die Devise „Fortschritt um des Fortschritts Willen“. Entscheidendes Kriterium ist grundsätzlich die Zuverlässigkeit eines Systems.

Zuverlässigkeit steht über allem

Diese Voraussetzung ist generell wichtig für die Transport-Branche, bei temperaturgeführten Transporten jedoch umso mehr. Ein Ausfall kann für Dokumentationslücken in der Liefer- und Kühlkette sorgen und somit die Aufträge gefährden. Daher ist die Wahl des Telematik-Anbieters so schwierig und will gut überlegt sein. Bei Mössle traf man diese Wahl vor ungefähr zehn Jahren und entschied sich für das Auftragsmanagement von AIS alfaplan. „Es gab verschiedene Angebote, AIS jedoch hat die Anforderungen am besten treffen können“, erklärt Robert Henn. Man suchte ein robustes und einfach zu bedienendes System mit Navigation, Fotodokumentation und Lieferscheinmanagement, welches über Schnittstellen mit den bestehenden und geplanten Systemen bei Mössle zusammenarbeiten können musste.

Bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte die Abwicklung noch vollkommen analog, berichtet Henn: „Wir hatten damals noch die üblichen Lieferscheine aus dem Nadeldrucker in doppelter Ausführung.“ Die digitale Lösung versprach nicht nur ein Ende der Zettelwirtschaft, sondern auch eine deutlich geringere Fehleranfälligkeit und mehr Dokumentationstreue.

Voll vernetzt mit existierenden Systemen

Die Vorteile von smarten Logistiklösungen kannte man bei Mössle bereits durch die Routenplanung, welche damals bereits über den „PTV Route Optimiser“ lief und bis heute Bestand hat. Natürlich musste hierfür eine Schnittstelle zu AIS alfaplan eingerichtet werden. Laut Robert Henn stellte dies keine Herausforderung dar. Ebenso wie die Anbindung an das genutzte ERP-System „Microsoft Navision“ (heute „Dynamics NAV“ bzw. „Dynamics 365 Business Central“), in welchem die Aufträge erzeugt werden. Zudem wollte man auch gänzlich auf archivierte Lieferscheine verzichten, wie sie zuvor noch für die Rechnungsabwicklung benötigt wurden. Henn plante dafür die Einführung des Programms „ELO invoice“ und suchte in diesem Zuge auch ein Auftragsmanagementsystem, welches digitale Lieferscheine erzeugt und somit dem Gesamtprozess nicht mehr im Weg steht. Dieser Prozess wird außerdem noch mit den Temperatur- und Positionsdaten aus den Fahrzeugen verknüpft, welche über ein System von Orbcomm geliefert werden.

An einigen Punkten dieser derzeitigen Systemkonstellation könnte sich in naher Zukunft aber noch was ändern, wie Robert Henn berichtet. So bietet AIS seit einiger Zeit eine eigene Tourenplanung an, welche von alfaplan übernommen. Daher erfolgte auch die Umfirmierung zu „AIS alfaplan“. „Da sind wir bereits im Gespräch mit AIS, ob man da was machen kann, denn wir sind offen für alles Neue, solange es Sinn ergibt“, so Henn.

Tester: Mössle GmbH, Leipheim
Interviewpartner: Robert Henn, Betriebsleiter, Mössle GmbH
Autor: Peter Klischewsky, Chefredakteur, Telematik-Markt.de
Kerngeschäft: Lebensmittelgroßhandel
Fuhrpark/Personal: 26 Fahrzeuge / 30 Berufskraftfahrer
Wirkungskreis: 120 km Umfeld von Leipheim
Anforderungsprofil des Anwenders: Die Mössle GmbH suchte ein Auftragsmanagement, welches sich gut mit weiteren Systemen wie Navision und PTV Route Optimiser verbinden ließ und die Besonderheiten beim temperaturgeführten Lebensmitteltransport vollumfänglich abdecken konnte.

 

Reibungslose Entwicklung

Diese Offenheit gegenüber AIS alfaplan kommt nicht von ungefähr. In den vergangenen zehn Jahren hat sich der Ulmer Telematik-Spezialist als kompetenter und vor allem verlässlicher Technologie-Partner erwiesen. „Die Oberfläche ist in den letzten Jahren weitestgehend gleich geblieben, aber die Funktionen wurden erweitert“, findet der Betriebsleiter. Hierfür wurden regelmäßig Updates und Verbesserungen von AIS vorgenommen. Daran, dass es jemals beim Einspielen dieser Updates Probleme gegeben hat, kann sich Henn nicht erinnern: „Das hat immer wunderbar funktioniert.“

Der komplette Auftragsablauf

Und so läuft die Auftragsabwicklung heute bei Mössle: In der Dispo arbeitet man primär mit Dynamics NAV. Dort werden auch die Aufträge erzeugt und zur Tourenplanung – mit Berücksichtigung von etwaigen Lieferfenstern etc. – in den PTV Route Optimiser exportiert und anschließend zurück in Dynamics geführt. Von dort aus werden die Aufträge für den kommenden Tag an das Auftragsmanagement von AIS alfaplan und damit auch an die Endgeräte der Fahrer gesendet. Zum Einsatz kommen aktuell noch PDAs des Typs M3 SM10, im nächsten Jahr soll das Upgrade auf die SM15-Serie erfolgen. Mit den Auftragsinformationen wissen die Fahrer bereits am Vortag von der bevorstehenden Route. In der Nacht werden die Aufträge per Pick-by-Voice kommissioniert, an die Endgeräte übermittelt und anschließend verladen. Überwiegend setzt man bei Mössle auf Längstrenner, die dann in Reihenfolge der Transportroute beladen werden.

„Und dann kommt schon wieder das Gute bei AIS, dass man durch einen einfachen Tipp auf den Auftrag direkt zum Ziel navigiert wird“, lobt Henn. Dadurch gestalte sich die Anfahrt an unbekannte Ziele sehr einfach. Ebenso simpel sei die sehr grafische und leicht verständliche Menüführung. Vorher jedoch erfolgt über AIS auch die vorgeschriebene Abfahrtskontrolle. Bei Lieferung wird der Lieferschein dann digital erzeugt und quittiert. Im Zweifelsfall – etwa bei Beschädigungen – kann im Auftragsmanagementsystem auch eine Reklamation inklusive Fotos gestartet werden, die direkt an die Zentrale gemeldet wird und unverzüglich bearbeitet werden kann.

Außerdem können über AIS alfaplan direkt Leergutrücknahmen erfasst werden. Echtzeitinformationen zu solchen Rücknahmen sorgen dafür, dass der Bestand immer aktuell und korrekt im ERP-System ist. Der Lieferschein wird letztlich direkt zur Rechnungslegung an ELO inovice gesendet und der Auftrag somit bis hin zur Buchhaltung komplett abgeschlossen.

Fazit

Ein Resümee kann Robert Henn am einfachsten mit seinen Erinnerungen an die Einführung des Systems ziehen, welche auch heute noch sehr präsent sind. Der heutige Chief Operations Officer von AIS alfaplan, Stephan Haase, stellte den Mitarbeitenden von Mössle damals die Lösung vor. Auch heute noch ist er direkter Ansprechpartner, falls ein Anliegen mal zu dringend für das Ticket-System von AIS ist. „Damals war der Aufruhr groß“, erinnert sich Henn an die erste Präsentation der Telematik-Lösung. Einige beschwerten sich über das Vorhaben und glaubten, alles würde damit nur komplizierter werden und länger dauern, berichtet Henn mit einem leichten Schmunzeln – „ein Riesentheater“. Bereits nach vier Wochen habe „kein Hahn mehr danach gekräht“. Im Gegenteil: Als zum Beispiel mal ein Akku versagte und während des Gerätetauschs kurz wieder mit Lieferscheinen gearbeitet werden musste, hörte Henn vom Fahrer als erstes kopfschüttelnd „Ja, wie soll denn das jetzt wieder funktionieren?“ Offensichtlich wolle man nicht mehr ohne Telematik arbeiten.

 

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