Protection One sichert derzeit über 14.000 Objekte in ganz Deutschland. 24h-Fernüberwachung mit Live-Täteransprache, firmeneigene Notruf- und Serviceleitstelle, leistungsfähige Technik und maßgeschneiderte Angebote heißen die Kernkompetenzen, die kontinuierlich durch die Entwicklung von modernen und maßgeschneiderten Überwachungslösungen weiterentwickelt werden.

Die Flotte von Protection One besteht aus 60 Transportern und 100 Pkw. Für sämtliche Fuhrparkmanagement-Aufgaben war intern bis 2017 Angela Knop als Teamleiterin zuständig. Dann wurde ihr zusätzlich zur Betreuung der Firmenfahrzeuge und Fahrer die Teamleitung Disposition übertragen. „Zusammen sind das zwei Vollzeit-Jobs. Meine neue Verantwortung musste zwangsläufig zu einer Entlastung bei meinen Fuhrparkaufgaben und zu einer signifikanten Zeitersparnis führen. Konsequenterweise hat unsere Geschäftsleitung entschieden, das komplette Fuhrparkmanagement auszulagern“, berichtet Angela Knop, Teamleiterin Disposition & Fuhrpark bei Protection One.

Ein Start mit Kritik

Unternehmen verfolgen mit Hilfe von Outsourcing in erster Linie das Ziel, sich besser auf ihr tägliches Kerngeschäft konzentrieren und damit ihr Unternehmensergebnis steigern zu können. Jede Outsourcing-Entscheidung greift tief in die Strukturen eines Unternehmens ein. Outsourcing bedeutet Veränderung, und Veränderung erfordert Koordination und Kommunikation. „Am Anfang liefen Prozesse teilweise nicht rund. Bei den Fahrern gab es Unsicherheiten und viele Fragen, es kam Kritik“, erinnert sich Angela Knop, die nun die Aufgabe hatte, die jahrelang eingespielten internen Prozesse mit denen des externen Dienstleisters überein zu bringen.

Es ging unter anderem darum, Prozesse für die Fahrzeuge im Fuhrpark festzulegen, die am Anfang noch nicht im Full-Service von LeasePlan standen und die damit verbundenen Abläufe für die Fahrer transparent zu machen. Für die Kommunikation zwischen Protection One Ansprechpartnerin Angela Knop und ihren festen Ansprechpartnerinnen in der Kundenbetreuung und -beratung bei LeasePlan werden regelmäßige Jour-Fixe-Termine vereinbart, um aktuelle Fragen und offene Punkte zu klären.

Vernetzte Wartung der Fahrzeuge

Vorrangig geht es darum, dass die Fahrzeuge rollen, insbesondere die steigende Anzahl an Transportern der Servicemitarbeiter. Dies macht Predictive Maintenance, also vorausschauende Instandhaltung möglich. Im Rahmen des Instandhaltungsservices ermittelt LeasePlan anhand von Daten wie durchschnittlicher Kilometerleistung pro Tag oder Kilometerstands-Meldungen bei Betankungen den voraussichtlichen Wartungsverlauf und erstellt eine zeitliche Prognose. Fahrer von Transportern profitieren von einer Mitteilung, die sie einen Monat oder 2.000 km vor dem errechneten Wartungstermin erhalten. Die Fahrer haben dann die Möglichkeit über die Fahrerbetreuung von LeasePlan einen Wartungstermin zu vereinbaren. „Damit verhindern wir, dass Servicemeldungen des Fahrzeugs erst zu spät beachtet werden und im schlimmsten Fall dadurch ein Motorschaden droht.“, erläutert Kundenberaterin Melanie Steglich.

LeasePlan hat die Fahrerbetreuung mit persönlicher Kommunikation übernommen und auch die digitale Werkstattterminierung vereinfacht. Für Werkstatttermine gibt es eine Buchungsfunktion im Online-Fahrerportal und eine App, mit der Fahrer ihren Wunsch-Werkstatttermin buchen können. Fahrer, die für den Werkstatttermin einen Ersatzwagen benötigen, können direkt bei Terminbuchung auch einen Mietwagen buchen. 75 Prozent der Fahrer von Protection One nutzen heute den direkten „Draht“ zu LeasePlan und ihre Vorgänge landen nicht mehr auf dem Schreibtisch von Angela Knop: „Wenn ich nichts höre, weiß ich, es ist alles gut. Aus heutiger Sicht war das Outsourcing genau die richtige Entscheidung! Durch die Zeitersparnis kann ich mich komplett um meine Verantwortung für die Disposition kümmern und eine Kollegin im Einkauf unterstützt, wenn es intern mal tagesaktuelle Themen in der Flotte gibt.“ Quelle: LeasePlan