Damit umgehen sie nicht nur hohe Initialkosten bei der Modernisierung ihrer IT, sondern können den Umfang ihres IT-Einsatzes z.B. im Hinblick auf Nutzungslizenzen, IT-Infrastruktur, Module oder Funktionen auch jederzeit an ihrem tatsächlichen Bedarf ausrichten. Dass sich dies nicht nur für mittelständische Betriebe lohnt, zeigt die Rotenburger PDS Programm + Datenservice GmbH anhand eines Kostenvergleiches für den Inhouse- und Rechenzentrums- (Cloud-) Betrieb ihrer Handwerkersoftware und IT-Infrastruktur.

Der Berechnung zugrunde liegt eine Unternehmensgröße von etwa zehn Mitarbeitern, die die Software regelmäßig zur Abbildung ihrer handwerklichen und kaufmännischen Prozesse nutzen. Der Lebenszyklus der IT-Systeme und der Vertragszeitraum wurde in der Beispielrechnung auf vier Jahre festgelegt. Nach längerem Einsatz empfiehlt sich der Austausch einzelner Systemkomponenten und die Anpassung an aktuelle Standards. 

Ein Blick auf den Betriebskostenvergleich zeigt, mit welchen Initial- und laufenden Kosten bereits kleine Unternehmen zu rechnen haben, wenn sie ihre IT im eigenen Haus betreiben: Die Neuanschaffung eines Servers samt Installation, Lizenzen und zugehöriger Komponenten, Wartung, Updates, Strom, Datensicherung, Raumkosten etc. für 10 Arbeitsplätze beläuft sich auf stolze 23.750€ über den gesamten Lebenszyklus. Dem gegenüber steht die monatliche Miete für Software- und Hardwarekomponenten sowie die analogen IT-Services wie Einrichtung, Wartung, Support, Datensicherung und sonstige Leistungen, die mit lediglich 295€ monatlich bzw. 14.160€ über vier Jahre zu Buche schlägt. Dies entspricht einer Ersparnis von deutlich mehr als einem Drittel der gesamt anfallenden IT-Betriebskosten. Ein weiterer Pluspunkt des Cloud-Betriebes liegt in der flexiblen Nutzung und Erweiterbarkeit, wie PDS Geschäftsführer Matthias Böcker weiß: „Der Betrieb im Rechenzentrum bietet nicht nur höchste Sicherheitsstandards, sondern erlaubt auch eine jederzeitige und standortunabhängige Datenverfügbarkeit. So können Handwerksbetriebe auf einfache Weise ihre Außendienstmonteure mit mobilen Endgeräten ausstatten, um auch im Kundendienst eine durchgängige Prozessunterstützung zu gewährleisten.“

Quelle: PDS - Programm + Datenservice GmbH