Während Telematik im Transportwesen häufig bereits Standard ist, arbeiten Service- und Handwerksbetriebe oft noch analog. Das liegt fast schon in der Natur der Sache, denn das Herzstück des Transports ist der Weg von A nach B und dieser lässt sich direkt mit Telematik optimieren. Bei Service-Unternehmen liegt der Fokus jedoch auf dem Projekt am Einsatzort. Die Paradefunktionen der Telematik, wie etwa Tourenoptimierung, Lenkzeitenkontrolle oder Laderampenmanagement, lassen sich hier schlichtweg nicht übertragen. Aber auch bei Service-Flotten gibt es zahlreiche Prozesse, die digitalisiert und optimiert werden können.

Unternehmen sind interessiert

Ob nun der Internet-Anschluss spinnt, eine Heizung repariert oder eine Küche installiert werden muss: man braucht Techniker*innen vor Ort. Die Fertigkeiten sind unersetzlich, was jedoch nicht bedeutet, dass Digitalisierung hier fehl am Platz ist. Digitale Lösungen können die analoge Arbeit erheblich erleichtern. In gewisser Weise ist das den Unternehmen auch bewusst. Nach einer Umfrage¹ des Bitkom aus dem Jahr 2022 nutzen 68 Prozent der Betriebe mindestens eine digitale Technologie. Oft war hierbei jedoch von Cloud Computing die Rede. Tracking (15 Prozent), Predictive Maintenance (14 Prozent) oder „smarte Software“ (11 Prozent) waren bei der Umfrage noch eher schwach vertreten, wenngleich viele die Einführung derartiger Lösungen planten. Insgesamt zeigte sich die überwiegende Mehrheit der Handwerksbetriebe der Digitalisierung gegenüber aufgeschlossen (83 Prozent). 77 Prozent sehen in ihr gar eine konkrete Chance für den eigenen Betrieb.

Mehr Flexibilität im Auftragsmanagement

Wie kann ein Telematik-System nun den Betrieben helfen? Für höhere Zuverlässigkeit sorgen, gar die Arbeitnehmer*innen entlasten und trotzdem mehr Flexibilität schaffen? Indem es schlichtweg die Organisation unterstützt und automatisiert. In Kombination mit präziser Auftragserfassung und der unersetzbaren Erfahrung der Mitarbeitenden kann ein modernes Auftragsmanagement-System mit angeschlossener Tourenplanung für eine spürbare Beschleunigung der Prozesse sorgen. Aufträge können mit vorher bekanntem Zeitaufwand wesentlich exakter disponiert werden. Die Kommunikation mit den Techniker*innen erfolgt über mobile Endgeräte. Diese lassen sich stets am Körper tragen und sind in den notwendigen Schutzklassen verfügbar. Klempner*innen kommen schließlich mit Feuchtigkeit in Berührung, Fliesenleger*innen mit Staub und Schmutz und nahezu alle Handwerker*innen mit Erschütterungen – da darf das Smartphone oder Tablet nicht den Dienst quittieren. Ab der Schutzklasse IP65/IP68 und Zertifizierungen wie MIL-STD-810H ist man hier zumeist auf der sicheren Seite. Mit einem entsprechenden Telematik-System erhalten Service-Mitarbeitende ihre Aufträge auf das Smartphone oder Tablet und werden auf bestmöglicher Gesamtroute von Einsatzort zu Einsatzort geleitet. Dabei werden die Arbeitsschritte jederzeit direkt mobil dokumentiert. Die Zentrale wird in Echtzeit über den Arbeitsfortschritt informiert und kann auch etwaige Verspätungen sofort registrieren. Anschlusstermine können im Zweifel auf andere Mitarbeitende umverteilt werden, um alle Termine einhalten zu können. Notfalls sorgt jedoch auch eine frühzeitige Verspätungsmeldung für zufriedenere Kundinnen und Kunden. Gleichfalls können neue Aufträge auch in bestehende Auftragsketten eingegliedert werden.

Eindeutige Arbeitsnachweise

Viele Betriebe – insbesondere Servicedienstleister*innen – mussten die Erfahrung machen, dass eine Fotodokumentation bei Aufträgen Gold wert sein kann. Kommt es im Nachhinein zu Reklamationen, führt ein exakt mit Positions- und Zeitdaten dokumentierter, bebilderter Auftrag bzw. Leistungsbeleg zu entscheidender Sicherheit. Doch auch für Rückmeldungen in die Zentrale, etwa zum Einholen einer weiteren Meinung oder zur Bestellung von Ersatzteilen, erweist sich ein Foto oft als hilfreich. Ist der Ersatzteil-Bestand sogar vollständig digitalisiert, können Service-Mitarbeitende noch vor Ort Auskunft darüber geben, wie schnell benötigte Teile verfügbar sind und diese idealerweise sofort abholen, um den Auftrag abzuschließen.

Rechtliche Pflichten nebenbei erfüllt

Telematik-Systeme sorgen also für weniger Papierwirtschaft und transparente sowie unmittelbare Auftragsdokumentation. Einsätze werden effizienter verteilt und Arbeitnehmer*innen können sich besser auf ihre Arbeit konzentrieren. Spätestens an dieser Stelle profitieren auch die Kundinnen und Kunden. Fast schon nebenbei arbeiten zudem die Zeiterfassung und das digitale Fahrtenbuch. Dadurch wird nicht zuletzt auch die Buchhaltung erleichtert. Aber auch die Spesenabrechnung, Führerscheinkontrolle und Urlaubsplanung können problemlos digitalisiert werden.

TOPLIST der Telematik

In der TOPLIST der Telematik, dem Netzwerk unabhängig geprüfter Telematik-Anbieter, finden sich eine Vielzahl empfehlenswerter Telematik-Anbieter mit unterschiedlichsten Expertisen. Ob namhafte internationale Player oder kleine und mittelständische Unternehmen: Sie bieten allesamt hervorragende Lösungen. Mit diesem Netzwerk, der tagesaktuellen Berichterstattung, dem international renommierten Telematik Award und Services wie dem Telematik-Finder bietet die Mediengruppe Telematik-Markt.de Anwender*innen eine wichtige Orientierung bei der Wahl des geeigneten Partners für die Digitalisierung.

¹„Roboter, Drohnen, smarte Software: Das Handwerk wird digitaler“ Gemeinsame, repräsentative Studie des Bitkom und des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (2022) bei 503 Handwerksunternehmen in Deutschland