"Die zunehmende Digitalisierung hat die Abläufe und Prozesse in der Geschäftswelt grundlegend verändert. Zwei Disziplinen haben dabei den Digitalisierungsfortschritt mittelständischer Unternehmen zuletzt beschleunigt: der Einsatz künstlicher Intelligenz und Low-Code- bzw. No-Code-Plattformen. Diese ermöglichen es heute Unternehmen jeglicher Größe, ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse individuelle Anwendungen selbst zu entwickeln. Das spart nicht nur enorme Ressourcen, sondern steigert auch die Flexibilität in der Unternehmenssteuerung. Wie genau Unternehmen No-Code-Plattformen und digitale Assistenzsysteme zur Automatisierung von Geschäftsprozessen nutzen können", erläutert Andreas Mucke, Geschäftsführer des BPM-Spezialisten Inspire Technologies mit der No-Code-BPM-Plattform MR.KNOW.

Low- und No-Coding – Maßgeschneiderte Anwendungen ohne IT-Abhängigkeit und Programmierung

Low-Code- und No-Code-Plattformen erfreuen sich heute aufgrund ihrer vielseitigen Einsatzmöglichkeiten großer Beliebtheit. Low-Coding bzw. No-Coding bedeutet einfach ausgedrückt, dass Anwendungen mit nur wenig oder ganz ohne Programmierung erstellt werden können. Dies beschleunigt nicht nur die Erstellung neuer Anwendungen, es reduziert auch die Abhängigkeit von meist ohnehin schon knappen IT-Ressourcen. Über grafische Benutzeroberflächen und standardisierte Bausteine können Fachexperten aus allen Abteilungen selbstständig maßgeschneiderte Lösungen entwickeln.

Auf dem Gebiet von NO-CODE-BPM gehen die Entwicklungen mittlerweile soweit, dass das System erstellte Prozessmodelle auch gleich analysieren und daraus vollständige Anwendungen inklusive Oberflächen generieren kann. IT-Ressourcen werden dann höchstens noch benötigt, wenn es um den Betrieb und die Systemanbindungen geht. Gerade bei Abläufen, die einen hohen Grad an Fachwissen benötigen, kann so die Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse schnell und einfach durch die Fachseite erfolgen. Auch spätere Änderungen an den Prozessen, z.B. im Falle von sich ändernden Vorschriften, sind kein Grund mehr, die IT-Abteilung zu bemühen. Die einmal auf der No-Code-Plattform angelegten Prozessmodelle können jederzeit selbstständig an die aktuelle Entwicklung angepasst werden.

„NO-CODE-BPM geht noch einen Schritt weiter, als klassisches Low-Coding, indem zusätzlich der Code in Prozessmodellen im Standard BPMN 2.0 sichtbar wird. Somit können generierte Anwendungen jederzeit auf individuelle Anforderungen angepasst oder auch komplexe Anwendungen umgesetzt werden. Anpassungen in den Prozessmodellen führen zu direkten Änderungen in den Anwendungen – ohne Programmierung. Dies entlastet die IT und ermöglicht schnelle Anpassungen direkt durch die Fachseite“, erläutert Andreas Mucke.

Vom Prozessmodell zum digitalen Assistenten

Die Einsatzmöglichkeiten von No-Code-Automation beschränken sich jedoch nicht nur auf Automatisierung und Digitalisierung von internen Geschäftsprozessen. Auch die Erstellung von digitalen Assistenten, sowohl zur internen Unterstützung als auch zur Kontaktaufnahme mit Kunden, ist hierüber möglich. „Moderne digitale Assistenten basieren auf Prozessmodellen. Im Fall von unserem MR.KNOW etwa wird der Geschäftsprozessmodell-Standard BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation 2.0) verwendet. Somit wird ein digitaler Assistent also nicht programmiert oder trainiert, sondern über die bestehenden Prozessmodelle konfiguriert“, so Andreas Mucke weiter. Durch diesen Ansatz wird der digitale Assistent Teil des Gesamtprozesses im Unternehmen. Er ermöglicht es also z.B., auf einer Webseite oder in einem Bürgerportal per Dialogführung entsprechende Anfragen entgegen zu nehmen. Im Gegensatz zu einem klassischen Bot ist der digitale Assistent jedoch auch in der Lage, diese Anfragen zur weiteren Bearbeitung automatisiert weiterzuleiten oder gleich selbstständig den gesamten Geschäftsvorfall zu lösen. Hierfür wird der Assistent über eine Middleware mit den bereits bestehenden Systemen verbunden und mittels Prozess-Engine gesteuert.

Typische Einsatzbereiche von digitalen Assistenten und No-Code-BPM

Mit der Möglichkeit, bestehendes Wissen in Prozesse zu überführen und ganzheitlich zu automatisieren, können zentrale Problemstellungen vieler Unternehmen wie der Fachkräftemangel nachhaltig bekämpft und die Digitalisierung weiter vorangetrieben werden.

„Unsere KI-gestützte Prozessmodellierung, das leicht verständliche Process-Board und digitale Assistenten machen den Anfang leicht. Durch die Verwendung von NO-CODE-BPM, Low-Coding und unserer leistungsstarken Process-Engine erwecken wir die Prozesse unserer Kunden zum Leben. Viele Einsatzgebiete von MR.KNOW gibt es im Handel und der öffentlichen Verwaltung. So kommen digitale Assistenten vermehrt auch in der Online- und Produktberatung sowie im Verkauf zum Einsatz. Durch die Möglichkeit auch ganzheitliche Prozesslösungen umzusetzen, können digitale Assistenten auch mit klassischen Oberflächen kombiniert werden und so z.B. in das Reklamationsmanagement vom POS bis zur kaufmännischen Abwicklung eingebunden werden“, führt Andreas Mucke aus.

In der öffentlichen Verwaltung ist es entscheidend, dass die Prozessautomatisierung nahtlos über verschiedene Prozessbeteiligte hinweg erfolgt, ohne Medienbrüche zu verursachen. Dank der integrierten Middleware und der Verwendung des Standards BPMN 2.0 bei MR.KNOW ist genau dies gewährleistet.

Vorteile der Datenintegration in Prozessmodelle

Um NO-CODE-BPM effektiv einzusetzen, ist es essenziell, bestehende Systeme in die Prozesse zu integrieren. Dadurch können relevante Informationen für die Prozessabläufe bereitgestellt werden und ermöglichen eine reaktionsschnelle Anpassung an aktuelle Werte. Dies erleichtert nicht nur die Handhabung von Geschäftsvorfällen, sondern ermöglicht auch eine kontinuierliche Optimierung der Abläufe. Mit NO-CODE-BPM, das auf flexiblen Prozessmodellen basiert, können Änderungen in den Daten direkt umgesetzt werden, ohne lange Entwicklungszyklen durchlaufen zu müssen. „Zahlreiche Systeme unterstützen zwar die Anbindung von Datenquellen, jedoch nur die wenigsten die Integration in Prozessmodelle“, betont Andreas Mucke. „Dies hat den Vorteil, dass man auch Datenflüsse leicht nachvollziehen kann und Anpassungen jederzeit in der Modellierung vorgenommen werden können. Um maximalen Komfort in der Nutzung von Daten in Prozessmodellen zu erzielen, ist es notwendig, auch sogenannte dynamische Daten zu unterstützen. Damit wird es möglich, auch Daten, welche vorher nicht bekannt waren, für laufende Prozesse nutzbar zu machen.“ Quelle: Inspire Technologies GmbH