Mobiles Zeitmanagement durch Integration von Zeiterfassung und Telematik

Hamburg, 18.04.2011.

Logistikunternehmen optimiert die Verwaltung der Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter durch ganzheitliche IT-Lösung.

Heutige Unternehmen verfügen häufig über eine hausinterne elektronische Zeiterfassung, müssen aber die Arbeitszeiten ihrer Außendienstmitarbeiter manuell oder in einem separaten elektronischen System verwalten. Besonders für die Logistikbranche, wo große Flotten verwaltet werden müssen, ist eine integrierte Personalmangagement-Lösung interessant, die sowohl die Datenerfassung interner als auch die externer Mitarbeiter übernimmt und eine flexible Verwaltung ermöglicht. Eine umfassende Transportmanagement-Software, welche die externen Daten aus dem Telematiksystem TomTom Business Solution über eine entsprechende Schnittstelle an die Zeiterfassung Timecard von Rainer SCT übermitteln kann und so eine einheitliche Datenverwaltung ermöglicht, bietet die Firma LKS – logistik konzepte software GmbH mit ihrem Partner sanamedtec GmbH, einem zertifizierten TomTom Business Solutions und Rainer SCT-Vertriebspartners mit der IT-Lösung CoTrIS for TomTom an. Die Firma TLT – Transport Logistik Trebbin e.k. aus Owingen hat diese Lösung nun eingeführt.

Das Unternehmen TLT – Logistik ist in der Pharma- und Apothekenlogistik tätig, es ist aber auch Servicepartner der Deutschen Post AG. Um die Arbeits- und Transportprozesse seiner Fahrer und externen Mitarbeiter und seiner Flotte von mehr als 70 Fahrzeugen zu verwalten und durch ein integriertes Zeiterfassungssystem optimieren zu können, hat es verschiedene Softwarelösungen für den Einsatz im Betrieb in Augenschein genommen. Aufgrund vielfach komplizierter und unübersichtlicher Handhabbarkeit und fehlender Erweiterungsmöglichkeiten konnte zunächst keine Lösung überzeugen.

In dem Unternehmen kamen Timecard von Rainer SCT für die interne und Tom Tom Business Solutions für die externe Zeiterfassung zum Einsatz. Diese beiden zunächst getrennt voneinander arbeitenden Systeme werden nun über eine neue entwickelte Schnittstelle in CoTrIS for TomTom miteinander verbunden. Der Fahrer kann morgens in Timecard ein- und abends in TomTom ausstempeln. Am Ende des Tages werden die Daten abgeglichen“, sagt Martin Sackenheim, der kaufmännische Leiter des Logistikers.

 

Das System

Die TomTom Business Solution ist ein kompaktes Navigations- und Flottenmanagementsystem, das dem Management von mobilen Unternehmen dient. Es ist das am häufigsten genutzte System seiner Art und bietet neben der optimalen Routenplanung die reibungslose Kommunikation zwischen Zentrale und Fahrern. Das Zeiterfassungssystem Timecard kann wahlweise bis zu 500 oder bis zu 2000 Mitarbeiter verwalten. Die Erfassung erfolgt über RFID-Chip-Technologie, das System lässt sich direkt an das Firmennetzwerk anschließen und bietet darüber hinaus auch eine Zutrittskontrolle und muss sich hinter teuren Konzernlösungen nicht verstecken.

Mit Hilfe von CoTrIS for TomTom werden nun beide Systeme verbunden. Es handelt sich dabei um eine funktionelle Verbindung der Transportmanagementsoftware: Über die Schnittstelle „Connect“ von TomTom Business Solutions werden die Telematikdaten an das Zeiterfassungssystem weitergegeben, wo sie schließlich ausgewertet werden können. Durch diese ganzheitliche Lösung werden etwaige Stundenzettel, die oft ungenau sind und manuell in das Lohnbuchhaltungssystem eingepflegt werden müssen genauso überflüssig wie die Nutzung eines internen und eines externen elektronischen Zeiterfassungssystems, das jeweils separat ausgewertet werden müsste. Durch den Zugriff auf die Daten aus TomTom Business Solutions verfügt der Arbeitgeber nun nicht nur über einen Zeitstempel, sondern auch über dessen Koordinaten (z.B. Adresse einer Baustelle / Fahrzeugstandort).

 

Universell einsetzbare Optimierung der Zeiterfassung

Diese ganzheitliche Lösung führt die beiden vorher getrennt arbeitenden Systeme bei dem Logistikunternehmen zusammen und ist dazu noch „bezahlbar, vernünftig und bedienbar“, erklärt Sackenheim. Arbeits-, Be- und Entladezeiten sowie Pausen können erfasst und direkt in der Zeiterfassung verrechnet werden.

Laut Sackenheim kommt diese Kombination von Zeiterfassung und Telematik jedoch nicht nur für die Logistikbranche in Frage: „Diese Lösung ist für jedes Unternehmen interessant, das Zeiterfassung und Zeitmanagement von mobilen Mitarbeitern betreibt.“ Dazu gehören auch Handwerksbetriebe, die unmöglich zu jeder Baustelle fahren können, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu kontrollieren.

 

Ganzheitlichkeit, Übersichtlichkeit und eine einfache Bedienbarkeit

Für das Logistikunternehmen bietet die Schnittstelle zwischen Zeiterfassung und Telematik eine Vereinfachung und Optimierung der Arbeitsprozesse. Die Erfassung kann sowohl intern als auch extern erfolgen, der Datenabgleich am Ende des Arbeitstages und das dadurch vereinheitlichte Zeitmanagement bedeutet für das Unternehmen eine Verringerung des Arbeitsaufwandes und eine Verbesserung der Lohnabrechnung durch höhere Genauigkeit. Auf diese Weise wird Optimierungs- und Controllingpotenzial in den Arbeitsprozessen sichtbar. Sackenheim ist aber auch die Einfachheit dieser Lösung wichtig, denn sie ist „leicht und übersichtlich zu bedienen. Es sind keine teuren und kostspieligen Schulungen für die Mitarbeiter nötig.“

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