Eigentlich ist der Begriff klar definiert: Eine Software ist mandantenfähig, wenn mit ihr mehrere Kunden oder Auftraggeber ohne gegenseitigen Dateneinblick arbeiten können. Für viele Transportmanagement-Systeme ist diese Eigenschaft so selbstverständlich wie die grafische Disposition per "Drag and Drop". Völlig neu ist dagegen die von Soloplan entwickelte so genannte "Koop-Funktion" der Software CarLo, die jetzt erstmals eine situationsabhängige Mandantenkooperation ermöglicht. Entwickelt wurde "KoOp" für den Logistikdienstleister ep-Group.

Zur ep-Group gehören die Gesellschaften EP-Trans, EP-Trans International, EP-Logistik, DeHLog und EP-Eurologistik mit Niederlassungen in Marienberg und Moskau. "Alle Gesellschaften sind operativ tätig und erstellen ihre eigene Bilanz", erklärt der geschäftsführende Gesellschafter Markus Pumpf. Genau für solche Strukturen wurde die herkömmliche Mandantenfähigkeit entwickelt, die bei der ep-Group jedoch an ihre Grenzen stieß.

Vollautomatisch gebucht
Denn hier hat jede Firma ihre spezielle Ausprägung und bietet ihre Leistungen nicht nur externen Kunden, sondern auch den Schwestergesellschaften an. Für die Disposition ist es deshalb wichtig, dass es eine zentrale Sicht auf die verfügbaren Kapazitäten und damit einen Teil der aktuellen Daten sämtlicher neun Mandanten gibt. Mit CarLo ist diese Konstellation nun möglich: So können zum Beispiel Mitarbeiter von EP-Trans Transportaufträge für EP-Logistik generieren, die dann von der Schwestergesellschaft durchgeführt und dort vollautomatisch gebucht und weiterverrechnet werden.

Täglich werden auf diese Weise rund 500 Aufträge beziehungsweise 150 bis 160 Teil- und Komplettladungen verarbeitet und zugeordnet. 40 Prozent dieses Volumens bewältigt die Gruppe mit eigenen Fahrzeugen, der Rest wird an langjährige externe Partner übergeben oder - zu einem geringen Teil - über Frachtenbörsen angeboten. Allein 20 fremde Lkw werden komplett durch die ep-Group disponiert, die sich unter anderem auf den Transport von Stahl und Lebensmitteln spezialisiert hat. Neben dem Straßentransport kommen dabei auch Binnenschiffe und die Bahn zum Einsatz.

Durchgängige Lösung
Insgesamt arbeiten bei der ep-Group in Deutschland und Polen 56 Mitarbeiter mit CarLo. Die meisten Lizenzen wurden für die Disponenten angeschafft, aber auch die Buchhaltung, das Fuhrparkmanagement, die Abrechnungsabteilung und die Geschäftsleitung arbeiten mit dem Transportmanagementsystem. "Wir haben jetzt endlich eine durchgängige Lösung für alle Schritte von der Auftragserfassung, über die Disposition bis hin zur Abrechnung", sagt Pumpf. Für die beauftragten Subunternehmer übernimmt CarLo dabei sogar das Erstellen der Gutschriften. Am Ende des internen Ablaufs steht dann eine Schnittstelle zu DATEV und den entsprechenden Finanzbuchhaltungs-Systemen der österreichischen und polnischen Mandanten.

Von zwei weiteren Schnittstellen profitiert vor allem das Fuhrparkmanagement: Sämtliche Tank- und Mautabrechnungsdaten übernimmt CarLo automatisch vom Reisekostenabrechnungssystem Airplus sowie dem Kraftstofflieferanten Shell. "In diesem Bereich konnten wir fast zwei Mitarbeiter einsparen, die wir jetzt in anderen Bereichen einsetzen können", berichtet Pumpf.

Weitere Ausbaustufen
Für deutlich mehr Wirtschaftlichkeit sorgt CarLo aber auch durch zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten. Pumpf kann sich jetzt auf einfache Weise die Kosten und Erlöse einzelner Niederlassungen und Kunden anzeigen lassen. "Da sehen wir schnell, welcher Auftrag sich lohnt", so der Geschäftsführer. Die gleichen Informationen erhalten die Disponenten schon während der Tourenplanung, um Verluste von vorne herein zu vermeiden.

Insgesamt ist Pumpf mit den Leistungen von Soloplan sehr zufrieden. "Die Entwickler haben für unsere aufwändigen Anpassungswünsche bei der Mandantenabrechnung nur zwei Monate benötigt," stellt der Spediteur fest. Deshalb denkt der Unternehmer auch schon über die nächsten Ausbaustufen des neuen IT-Systems nach. Demnächst soll noch eine Telematikanbindung sowie eine Lagerverwaltungs-Software von Soloplan folgen - letztere natürlich auch wieder mit "KoOp-Funktion".