Mit Long-Term Docs sichern die Benutzer beispielsweise Personal-, Patienten- oder Compliance-relevante Daten an einem beliebigen Ort, auf ihrem eigenen Speichersystem oder in der Cloud (Microsoft Office 365, Google Drive etc.). Sie können diese mit jedem beliebigen mobilen Gerät öffnen und nutzen. Dabei greift Long-Term Docs, laut Hersteller, ausschließlich auf Metadaten zu, der Dokumenteninhalt bleibt geschützt.

Die Leistungsmerkmale von Long-Term Docs im Überblick:

• Überprüfung des Dokumentformats auf Einhaltung der PDF/A-Spezifikationen
• Automatische Konvertierung von Dokumenten in PDF/A
• Überprüfung des Dokumentinhalts auf für künftige Authentifizierung benötigte Daten und Anhänge mit automatischer Einbindung fehlender Daten / Metadaten
• Validierung elektronischer Signaturzertifikate aller akkreditierten EU-Zertifizierungsstellen
• Ergänzung fehlender elektronischer Signaturen und / oder Zeitstempel
• Regelmäßige Überprüfung und Einbindung „frischer“ Zeitstempel, um die Rechtskontinuität digitaler Dokumente sicherzustellen

Sicherer Schutz

Mit Long-Term Docs lässt sich jedes beliebige Dateiformat per Mausklick in das strikte PDF/A-Format übertragen. Dabei gewährleistet das ISO-Standardformat PDF/A, dass die gespeicherten Informationen – ungeachtet der Entwicklungen im Softwarebereich – auch in Zukunft noch geöffnet und gelesen werden können. Mit der Lösung lässt sich zudem überprüfen, ob das betreffende Dokument eine qualifizierte elektronische Signatur nach den Vorschriften der EU aufweist. Dazu greift Long-Term Docs auf eine Datenbank zurück, in der alle qualifizierten EU-Zertifizierungsstellen hinterlegt und regelmäßig aktualisiert werden. Neben den üblichen Office-Dokumenten kann die Software auch Bilder, Videos und beliebige andere Daten aus Geschäftsinformationssystemen verarbeiten. Außerdem hält die Software strengen Datenschutzanforderungen stand. So verlassen die gespeicherten Dokumente beispielsweise niemals ihren Speicherort. Die Software wird über die Cloud von T-Systems aus Deutschland bereitgestellt. Diese umfassen neben den Informationen zur Zertifizierungsstelle, die das für die Signatur verwendete Zertifikat ausgestellt hat, unter anderem auch das Ablaufdatum des Zertifikats sowie alle notwendigen Hash-Kontrollen. Anhand dieser Daten ist es nicht möglich, den Inhalt des gespeicherten Dokuments festzustellen.