Auf dem Enno-Roggemann-Gelände herrscht schon am frühen Morgen emsige Betriebsamkeit: Plattenwerkstoffe, Fenster und Türen sowie Elemente für Fußböden, Terrassen und Zäune werden auf Lkw verladen, um Kunden aus Handel, Handwerk und Industrie zu beliefern. Der Fahrer eines fertig beladenen Fahrzeugs besteigt seine Kabine und hält zum Anmelden kurz seinen Führerschein, auf dem ein RFID-Chip klebt, an sein mobiles Endgerät. Die smarte App darauf begleitet ihn von nun an etappenweise durch seine Tagestour. Auf dem Display erscheinen automatisch die Aufträge mit Packstücklisten, Lieferadressen, Vor-Ort-Ansprechpartner etc.

Noch einige Jahre zuvor sah das anders aus. „Coesfeld war unser erster Standort, wo wir 2021 die Telematik und die mobile Auftragsbearbeitung eingeführt haben“, erinnert sich Linus Kuiter, Teamleiter EDV/E-Commerce bei Roggemann. „Unsere Ansprechpartner bei Couplink haben damals von Beginn an ein sehr gutes Verständnis für unsere Prozesse gehabt und wir haben direkt eine gemeinsame Sprache gesprochen.“ Dann ging es unerwartet schnell: „Nur drei Monate nach Einreichung des Pflichtenhefts hatten wir die erste lauffähige Version von smart!matics NG am Start. Schon kurz danach waren die Fahrer in Coesfeld mit Industrie-Scannern ausgestattet, auf denen die smart!matics-App installiert ist.“ Es folgte ein zweimonatiger Test im Live-Betrieb, dann der schrittweise Rollout in allen anderen Niederlassungen. Der Schlüssel für diese schnelle Implementierung liegt auch im modularen Aufbau der Software und ihrer Flexibilität: Nach dem schnellen Start mit der Standardversion folgten schrittweise intelligente Erweiterungen nach dem Baukastenprinzip – reibungslos im laufenden Betrieb.

Von absolut analog zu durchgängig digital

Vor der Zusammenarbeit mit dem Telematik-Spezialisten Couplink erfolgte die Auslieferung bei Enno Roggemann vollständig analog. „Unsere Fahrer hatten jeder einen ganzen Stoß, meist mehrseitiger Lieferscheine dabei – alle in doppelter Ausführung. „Ein sehr fehleranfälliger Ablauf und die Mitarbeitenden an den Standorten hatten während des Tages praktisch keinerlei Einblick in den aktuellen Auftragsfortschritt oder die Lkw-Position. Infos konnten höchstens per Mobiltelefon umständlich abgefragt werden“, beschreibt Kuiter die Situation vor der Umstellung.

Jetzt verwaltet smart!matics NG den gesamten Lieferprozess und jeder Fahrer verfügt mit seinem robusten Industrie-Scanner über ein zentrales Tool zur Auftragsabwicklung – die klassische Auftragsmappe gibt es nicht mehr. Stattdessen leitet das kleine Gerät den Fahrer durch alle Prozessschritte und hält zugleich ständig die Verbindung zu den Kolleginnen und Kollegen im Innendienst.

„Unsere Fahrer sind durchweg zufrieden mit den Vereinfachungen und Vorteilen, die das neue System bietet“, fährt Kuiter fort. „Wir haben aber auch von Beginn an sehr darauf geachtet, sie einzubeziehen und ihre Bedürfnisse zu berücksichtigen.“ So konnten die Fahrer etwa über die individuelle Platzierung der Einbauten in „ihrem“ Fahrzeug mitentscheiden. „Die Einbindung der Fahrer – übrigens auch bei der Auswahl der passenden Scanner – ist für mich einer der Schlüssel zur großen Akzeptanz des Projekts und schlussendlich auch zu seinem Erfolg. Mittlerweile reichen einige Fahrer selbst Vorschläge für Funktionserweiterungen der Telematik-Lösung ein und bieten an, diese zu testen.“

Digitalisierung schlägt Fehlerquote 1:0

Natürlich spiegelt sich die Zufriedenheit auch im direkten Kundenkontakt wider, wenn immer genau das sicher abgeladen wird, was auch geordert war. Die gemeinsame Prüfung der Holzlieferung mit dem Kunden vor Ort, bei der jedes Packstück einzeln gescannt wird, ist heute ein Kinderspiel. „Fehlentladungen passieren einfach nicht mehr, seit wir die Scanner nutzen“, betont Kuiter. Wenn alles abgeladen ist, quittiert der Empfänger den Erhalt der Ware direkt auf dem Display. Werden mehrere Aufträge gleichzeitig ausgeliefert, fasst das System die Lieferscheine automatisch zusammen. Heute reicht eine Unterschrift für mehrere Lieferscheine.

Angepasste Workflows für alle Besonderheiten

Kunden, die trotz Avisierung mit präziser ETA die Ware nicht persönlich in Empfang nehmen können, vereinbaren oft die Ablage der Packstücke an einem bestimmten Ort. Dann dokumentiert der Fahrer die Lieferung mit der Scanner-Kamera – inklusive Zeitstempel. „Sollte der vereinbarte Ablageort mal blockiert sein, macht der Fahrer einfach ein Foto von der Situation“, so Kuiter. Das System fragt ebenfalls ab, ob der Mitnahmestapler des Lkws eingesetzt wurde, aktualisiert dann den Auftrag und ergänzt die Position automatisch auf der Rechnung. Ebenso werden Lademittelkonten über smart!matics NG geführt: Alle Lademittel sind im System hinterlegt und können unkompliziert per Fingertipp verbucht werden. Besonders ist hierbei:  Alle Änderungen werden in Echtzeit mit Roggemanns AS400-basiertem ERP synchronisiert, sodass Innendienst und Disposition den aktuellen Stand immer einsehen können.

Digitales Reklamationsmanagement – proaktiver Kundenservice

Auch wenn bei einer Lieferung doch mal nicht alles glatt läuft und ein Teil beschädigt ist oder fehlt, unterstützt die smart!matics-App den Fahrer. Heute werden Reklamationen sofort vor Ort dokumentiert, Schäden fotografiert und automatisch an die zuständige Kundenbetreuung übermittelt. Die kann sich dann direkt kümmern. Kuiter ergänzt: „Wir können den Vorgang so gleich analysieren und auch in der Rechnungsstellung berücksichtigen. Das schätzen unsere Partner natürlich.“

Transparenter Informationsfluss in der Logistik

Sobald der Fahrer die Lieferung mit der Kundenunterschrift abgeschlossen hat, werden im Hintergrund die aktualisierten Auftragsdaten per standardisierter Schnittstelle ans ERP übermittelt. „Der Lieferauftrag wird automatisch abgeschlossen, ein digitaler Liefernachweis generiert und in der Kundenhistorie archiviert“, erklärt Couplink-Projektmanager Maximilian Kremers. Auf Wunsch wird dem Kunden der quittierte Lieferschein per E-Mail zur Verfügung gestellt.

Vor der Weiterfahrt wird aus der smart!matics-App die Adresse des nächsten Kunden ans Lkw-Navi übertragen. Wenn der Roggemann-Lkw pünktlich auf dessen Hof rollt, steht dieser meist schon bereit. Denn auf Basis einer zuverlässigen ETA-Berechnung wird jeder Empfänger per automatisiert versendeten E-Mails 30 Minuten vor Ankunft informiert und über sich eventuell ändernde Ankunftszeiten auf dem Laufenden gehalten. Das macht auch eine schnelle Abwicklung vor Ort möglich.

Telematik für bessere Qualitätssicherung

GPS und Telematiksystem sind zudem wichtige Bausteine bei der Einhaltung der gesetzlichen Regulierungen wie der Aufzeichnungspflicht von Lenk- und Ruhezeiten der Fahrer, hierfür sind zusätzlich noch Boxen in den Fahrzeugen installiert. Ebenso wie die Fahrerkarten und Tachodaten werden die Lenk- und Ruhezeiten automatisch aus dem Massenspeicher der Fahrzeuge ausgelesen und dokumentiert. Auch in Prozessen des Qualitätsmanagements ist smart!matics NG fest eingebunden, so wird beispielsweise auch die Führerscheinkontrolle über die App durchgeführt. Außerdem verlangt das System vor dem Losfahren eine Dokumentation der ordentlichen Ladungssicherung per Foto.

„Bei den Digitalisierungsprojekten mit Couplink steht der Kunde absolut im Vordergrund. Digitales Auftragsmanagement und Telematik schenken ihm aktiv Zeit und bieten echten Mehrwert“, erläutert Roggemann-Geschäftsführer Max Roggemann. „Wir sind davon überzeugt, dass dieser gemeinsam mit Couplink eingeschlagene Weg der richtige ist!“ Quelle: Couplink