Die Vorstellung, dass eine Telematik-Lösung für das Transport- oder Auftragsmanagement in Windeseile eingeführt werden kann und sofort alles besser macht, entspricht nur selten der Realität. Digitalisierung ist ein Prozess, der vom Anwendenden im besten Fall kleine Anpassungen erfordert und teilweise auch Routinen komplett einreißt. Besonders wichtig: Telematik erfasst nicht alle Daten automatisch. Die Dokumentation der Prozessschritte wird somit absolut notwendig, aber auch deutlich einfacher und wirkungsvoller.

Wie ein leeres Blatt

Nicht selten kommt es insbesondere bei der schriftlichen Auftragsdokumentation vor, dass die Formulare nur dürftig, schlecht lesbar oder sogar erst zum Feierabend ausgefüllt werden – wenn überhaupt. Das behindert nicht nur die Auftragsplanung, sondern auch die Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Prozesses. Mit Telematik kann ein Auftrag jedoch in Echtzeit abgewickelt werden. Das bedeutet, dass die Zentrale sofort sieht, wenn Verzögerungen auftreten, Folgeaufträge nötig sind oder der Mitarbeitende wieder verfügbar ist. Zudem sind Arbeiten im System dokumentiert ohne zeitraubende Übertragungen vom Papier oder Archivierungen.

Da diese Dokumentation erleichtert wird, müssen Mitarbeiter*innen dahingehend geschult werden, ihre Arbeitsschritte auch unbedingt direkt einzutragen. Auftrag annehmen, Auftrag starten, mit Unterschrift den Abschluss bestätigen lassen und vielleicht ein Foto direkt aus dem System heraus machen, Auftrag abschließen. Bei einem intuitiven System dauern diese Arbeitsschritte nur wenige Sekunden, müssen jedoch als neue Routine verinnerlicht werden. Wird dem System nicht korrekt zugearbeitet, fehlen die Daten, die Prozesse sind unvollständig und die Telematik-Lösung kann nicht greifen.

Investitionsbereitschaft

Gleich vorweg: Man sollte nicht bei einem System sparen, welches über Jahre hinweg den eigenen Betrieb wirtschaftlicher und wettbewerbsfähiger machen soll. Wer heute auf ein extrem abgespecktes Flottenmanagement-System setzt, welches letztlich nur die eigenen Fahrzeuge oder Assets auf einer Karte darstellt und damit bereits am technischen Limit ist, springt mit Anlauf in ein technisches Nadelöhr. Wer bei Telematik spart, bezahlt dies häufig mit miesem Support, obsoleter Technik oder fehlender Fachkompetenz. Sie würden sich ja heute vermutlich auch keinen 80er Fiat Panda mehr für die tägliche Autobahnfahrt zur Arbeit kaufen, oder?

Wissen, was gebraucht wird

Ein wirklich passendes Telematik-System verursacht kein schwarzes Loch im Firmenbudget. Wichtig ist es also, die eigenen Anforderungen genau zu kennen und sich nicht zu unnötigen Extra-Funktionen verführen zu lassen. Aber keine Sorge: Ein kompetentes Telematik-Unternehmen lebt von den regelmäßigen Einnahmen der Bestandskunden und hat ein wirtschaftliches Interesse daran, den Anwender*innen einen attraktiven Mehrwert zu bieten. Daher ist „Software-as-a-Service“ prinzipiell auch eine Win-Win-Situation.

Vertrauen in Unternehmen

Jedoch müssen diese Firmen auch erstmal gefunden werden. Eine wertvolle Hilfe bei der Identifizierung empfehlenswerter Unternehmen bietet die TOPLIST der Telematik auf Telematik-Markt.de/toplist. Unternehmen, die das TOPLIST-Siegel auf ihrer Website oder in ihren Unterlagen führen, sollten immer online kurz gegengecheckt werden. Nur so können sich Interessierte sicher sein, dass ein Unternehmen tatsächlich in diesem unabhängig geprüften Netzwerk vertreten ist. 

Wenn „Standard“ nicht reicht

Sobald erste Angebote eingeholt und verglichen werden, stoßen Interessierte häufig auf standardisierte Telematik-Lösungen für spezifische Branchen. Diese Lösungen eignen sich für viele Unternehmen aus der jeweiligen Branche und sind im besten Fall modular erweiterbar, um sich mit den Kund*innen weiterzuentwickeln. Insbesondere Speditionen sind hiermit häufig bereits gut beraten. Doch bei umfangreichen Anforderungsprofilen wird Entwicklungsarbeit benötigt. Welche Kosten hierfür zu berücksichtigen sind, beleuchten wir übrigens in der kommenden Ausgabe dieser Fachzeitung, die am 27. April erscheinen wird.

Spezifische Hilfe bei der Suche nach einen geeigneten Telematik-Unternehmen bietet außerdem der kostenlose Online-Service Telematik-Finder.de. Bei komplexen Anfragen steht auch das Team von Telematik-Markt.de unter redaktion@telematik-markt.de zur Verfügung.

Obsolete Routinen

Telematik-Unternehmen sind Prozess-Spezialist*innen. Wenn der Workflow eines Systems nicht den bestehenden Routinen des Anwendenden entspricht, sollte daher genau reflektiert werden, ob sich tatsächlich das System anpassen muss. Ist es nicht eher die bestehende Routine, die schlichtweg veraltet sein könnte und verworfen werden sollte? Diese Fähigkeit zur Selbstreflexion ist entscheidend, denn die Digitalisierung ist eine nicht zu stoppende Revolution und geht dementsprechend schonungslos mit veralteten Abläufen um. Orientieren Sie sich daher anfangs auch am Wettbewerb: Lesen Sie unabhängig recherchierte Berichte von Anwender*innen – zum Beispiel auf Telematik-Markt.de – und lernen Sie, wie dort der Wandel vollzogen wurde und welche Hürden genommen worden sind. Es sind Erfolgsberichte und daher hervorragende Orientierungshilfen.