Aufgrund einfacher Bedienung und sinkender Preise spielen Online-Speicher eine immer größere Rolle bei der Datenspeicherung. Dort abgelegte Dokumente sind geschützt vor Verlust und stehen jederzeit auf dem PC, Smartphone und Tablet zur Verfügung. Mit PaperOrganizer bringt DocuWare jetzt eine App auf den Markt, die digitalisierte Dokumente geordnet in Dropbox, GoogleDrive oder OneDrive ablegt. Chaotische Dateisammlungen sollen damit der Vergangenheit angehören. Außerdem sind Anwender unabhängig von proprietären Speichersystemen; über die Synchronisationsfunktion der Online-Speicher werden die Dokumente auf den PC übertragen.

Automatische Verschlagwortung

Dateien, die in einen vorkonfigurierten Ordner des Online-Speichers hochgeladen wurden, übernimmt PaperOrganizer automatisch; daraufhin startet der Intelligent Indexing Service. Dieser von DocuWare zur CeBIT 2013 vorgestellte Web-Dienst schlägt automatisch Ordnungskriterien vor, die der Anwender mit einem Klick am PC oder Tippen auf dem Smartphone oder Tablet bestätigt.

Etwaige Korrekturen nimmt der Anwender vor, indem er auf den richtigen Begriff im angezeigten Dokument tippt. Intelligent Indexing ist lernfähig und kategorisiert immer mehr Dokumente gleich beim ersten Erfassen automatisch korrekt.

Die richtig indexierten Dokumente werden von PaperOrganizer in eine sinnvolle Ordnerstruktur gebracht, die dann im Online-Speicher vorliegt. Der Anwender kann die Struktur selbst wählen, zum Beispiel FirmaàDokumentart oder JahràDokumentartàFirma (2014àRechnungenàAutohaus Schulz). In dieser Ablagestruktur stehen ihm die Dokumente anschließend mit allen Vorteilen von Dropbox, GoogleDrive oder OneDrive zur Verfügung.

Einfache Digitalisierung auch unterwegs

PaperOrganizer ist eine Ergänzung zur DocuWare-App PaperScan, die das iPhone und iPad (Android-Version verfügbar ab Quartal 2/2014) zum mobilen Scanner macht. Zum Beispiel können damit Quittungen oder Bewirtungsbelege an Ort und Stelle digitalisiert, als PDF an Dropbox & Co. übergeben und mit PaperOrganizer geordnet abgelegt werden.

Upgrade zum professionellen Dokumenten-Management

Anwendern, die auf Enterprise Content Management umsteigen wollen, bietet DocuWare Funktionen zur Übernahme ihrer Dokumente – einschließlich aller Ordnungskriterien – in die DocuWare-Lösungen für Unternehmenskunden.

PaperOrganizer steht derzeit als Public Beta kostenlos zur Verfügung. Für Privatanwender mit geringem Dokumentenvolumen wird der Dienst dauerhaft kostenlos angeboten. Bei größeren Dokumentenmengen gibt es Monatspauschalen.