Für Arbeitserleichterung in der HR-Abteilung soll neben der umfassenden Unterstützung des Bewerbungsprozesses und der revisionssicheren Archivierung aller zugehörigen Dokumente vor allem auch ein interaktiver Korrespondenzbereich sorgen. Ab November ist die Bewerberakte integriert in die IQAkte Personal in Version 2.4 verfügbar.

„Die neue Bewerberakte vervollständigt unser Angebot für das Dokumentenmanagement in der Personalabteilung“, erläutert Frank Rüttger, Leiter des Geschäftsfelds IQAkten bei IQDoQ. Neben der digitalen Personalakte und der Bewerberakte umfasst die IQAkte Personal zudem auch die Archivierung aller nicht-personenbezogenen Dokumente wie etwa Betriebsvereinbarungen sowie die internen Prozess- und Verfahrensdokumentationen.

Wie die bereits in früheren Produktversionen enthaltene Bewerbermappe dient die Bewerberakte dazu, die im Bewerbungsprozess anfallenden ein- und ausgehenden Dokumente revisionssicher zu archivieren und während des Auswahlprozesses allen Beteiligten zugänglich zu machen. Darüber hinaus wird in der neuen Bewerberakte die Verwaltung von Stellen - von der Stellenausschreibung bis zur endgültigen Besetzung - unterstützt. Für eingestellte Bewerber werden die während des Bewerbungsprozesses bereits erhobenen Stammdaten sowie sämtliche Bewerbungs- und Auswahldokumente in die Personalakte der IQAkte Personal übernommen.

Interaktiver Korrespondenzbereich

Ebenfalls neu ist, dass der gesamte Schriftwechsel mit den Bewerbern über einen interaktiven Korrespondenzbereich abgewickelt werden kann, der die Kommunikation personalisieren und effizienter machen soll. Word-Vorlagen sorgen für die Einhaltung von Unternehmensstandards, personalisierte Schreiben und Serienbriefe mit und ohne Barcodes können auf Knopfdruck erzeugt werden und sind automatisch in der Bewerberakte dokumentiert.

„Nicht zuletzt durch die Anforderungen des AGG ist der Aufwand zur rechtskonformen Dokumentation von Bewerbungen über die Jahre deutlich gestiegen“, erläutert Kerstin Adam, die als Personalreferentin von IQDoQ die Entwicklung der Bewerberakte mit begleitet hat.