Der Verband BITKOM empfiehlt Unternehmen, den neuen Standard für ihr Rechnungswesen zu übernehmen. „Die elektronische Rechnungslegung spart viel Zeit und Geld: Kosten für Papier, Porto und Lagerung können drastisch reduziert werden“, sagt BITKOM-Hauptvorstand Jürgen Biffar. „Viele manuelle Arbeitsschritte fallen dadurch weg, Zahlungen werden schneller abgewickelt.“

Der neue Standard basiert auf dem PDF-Format und beschreibt, wie Informationen einer Rechnung, also der Text und alle graphischen Elemente, in einer Datei gespeichert werden. Diese Datei kann das Papier ersetzen und damit für den Versand, die Bearbeitung und die Aufbewahrung einer Rechnung genutzt werden. Zusätzlich zu den normalen PDF-Daten werden alle Nutzdaten der Rechnung in einem standardisierten XML-Format in einem Bereich der PDF-Datei gespeichert, der bei der normalen Anzeige nicht sichtbar ist. Dank dieser Standardisierung können die Rechnungsdaten von jedem Programm automatisch weiterverarbeitet werden. Das ZUGFeRD-XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN-CEFACT und ist damit auch international kompatibel.

Im Rahmen der europäischen Gesetzgebung tritt am 26. Mai eine EU-Richtlinie in Kraft, die künftig elektronischen Empfang und Verarbeitung der Rechnung bei öffentlichen Aufträgen vorsieht. Die europäischen Standardisierungsbehörden sind damit aufgefordert, eine eRechnungsnorm zu entwickeln. BITKOM empfiehlt, den neu erarbeiteten ZUGFeRD-Standard bei dieser Entwicklung zu berücksichtigen. Biffar: „ZUGFeRD setzt auf international etablierten Standards auf und ist daher sehr gut für die Umsetzung der EU-Richtlinie geeignet.“