Dokumentenarchivierung in SAP mittels Barcode-Erfassung

Esslingen, 23.01.2019.

Gegen Ende 2018 wurde das Projekt „Spätes Archivieren in SAP mit dem Barcodeverfahren“ von inPuncto und Partner itelligence erfolgreich realisiert. Der Kunde, ein Energiedienstleister und Hersteller von Batteriespeichern, beschäftigt rund 350 Mitarbeiter an insgesamt sieben Standorten in Deutschland, Italien, Großbritannien, den USA und Australien. 

Für die Umsetzung des Projekts „Spätes Archivieren mit dem Barcodeverfahren“ war seitens inPuncto keine kundenspezifische Konfiguration der Software notwendig. Das Standardszenario verfügt bereits über eine ausreichende Funktionspalette, um alle Anforderungen des Kunden zu erfüllen ohne weitere Anpassungen vornehmen zu müssen.

Add-on-Software von inPuncto erweitert das SAP-System um die Barcode-Archivierung 

Um das Archivierungsszenario zu realisieren wurden folgende inPuncto-Add-ons in das bereits vorhandene SAP-System implementiert: die Scanner-Software biz²Scanner und der Dokumentenverarbeiter biz²ScanServer. Zum Erfassen der Belege kommt ein einfacher Dokumentenscanner zum Einsatz.

Um beim Kunden eingehende Dokumente mit der Lösung von inPuncto und itelligence zu verarbeiten, werden zunächst mittels SAP-Transaktion (z.B. FB60 oder MIGO) SAP-Objekte erzeugt. Beim Verbuchen der Dokumente erfolgt eine automatische Barcode-Abfrage. Damit der Barcode später dem entsprechenden Dokument zugeordnet werden kann, wird der Barcode mittels Barcode-Rolle/-Label auf dem eingehenden Beleg angebracht und mit einem Barcode-Handscanner erfasst. Durch die Transaktion OAM1 sind im Rechnungscockpit alle SAP-Objekte sichtbar, die mit einem Barcode versehen sind.

Die Dokumente, die bereits mit einem Barcode versehen und via Handscanner erfasst wurden, werden anschließend im Stapel eingescannt, vom Dokumentenverarbeiter biz²ScanServer im Hintergrund separiert, ausgelesen und ins Archiv übertragen. Bei der Dokumenterfassung wird außerdem der Barcode ausgelesen und automatisch mit dem zuvor erzeugten SAP-Objekt verknüpft. Dieser Vorgang, nämlich das Verknüpfen eines Dokuments mit einem „wartenden“, also vorher erzeugten SAP-Objekt, wird als „Spätes Archivieren“ bezeichnet.

Archivierungslösung für SAP vereinfacht die Dokumentenverarbeitung

Dank der gemeinsamen Lösung von inPuncto und itelligence ist die Verarbeitung der eingehenden Dokumente für den Kunden nicht nur einfacher, sondern erfolgt im Gegensatz zur manuellen Dokumentenerfassung auch schneller und ist nahezu fehlerfrei. Die intuitive Bedienung der inPuncto-Software über die gewohnte SAP-Oberfläche erforderte nur einen minimalen Schulungsaufwand und bereits nach kurzer Zeit waren alle Bearbeiter in der Lage sicher mit der neuen Lösung zu arbeiten. Quelle: inPuncto GmbH

 

 

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