Anwendertest: Telematik ermöglicht effizientes Fuhrparkmanagement

Der Fuhrpark der Besselmann Services besteht aus verschiedensten Fahrzeugen, deren Management nun mit Telematik um ein Vielfaches erleichtert wird. Bild: Besselmann Services GmbH & Co. KG

Beelen, 21.10.2014 (msc).

Für viele Unternehmen mit Fuhrpark ist es ein Problem: Wann ist ein Fahrzeug wo verfügbar, wie lange ist es noch zum Einsatzort, wann kommt der Fahrer beim Kunden an? Wer nicht auf ständige hektische Anrufe setzen oder einfach darauf hoffen will, dass schon alles nach Plan laufen wird, sollte beizeiten über eine andere Lösung nachdenken – über eine Telematik-Lösung. Auf diese Weise ist die zeitliche Kontrolle rund um die Uhr gewährleistet. Nicht nur der Kunde erhält somit einen verbesserten Service, auch für das Unternehmen selbst ist Planungssicherheit gewährleistet. Und für so manche Sekretärin wird der Alltag auch ein bisschen erleichtert.

Die Zentrale von Besselmann Services in Beelen. Bild: Besselmann Services GmbH & Co. KG

Das Unternehmen Besselmann Services im münsterländischen Beelen arbeitet vorwiegend im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung in der Fleischbranche, wobei Schritte von der Schlachtung bis zum fertigen Produkt erfasst sind. Diplom-Ingenieur Roland Raczek, Leiter der Technik, hatte früh angeregt, über die Installation eines Telematik-Systems nachzudenken. Die Würfel für eine solche Entscheidung fielen aber erst durch sanften Druck von außen. Der Anlass? „Die Betriebsprüfung vom Finanzamt“,schmunzelt Raczek. Das nämlich stellte, wie das Unternehmen fand, zu hohe Nachforderungen für die Fahrzeuge, die sowohl privat als auch gewerblich genutzt wurden. Die Aufzeichnungen über die Art der Nutzung erschienen der Behörde zu lückenhaft, erinnert sich Raczek. Es wurden glaubhaftere Angaben gefordert. Also blieben nicht viele Möglichkeiten. Eine wäre gewesen, die Doppelnutzung zu verwerfen. „Da war der Weg Richtung Telematik und elektronisches Fahrtenbuch vorgezeichnet.“ Nur so konnte etwa der lückenlose Nachweis erbracht werden, dass ein Fahrzeug dauerhaft an einem Standort stationiert war.

Die Auswahl des richtigen Anbieters

Bei Besselmann Services sah man sich zunächst mehrere Telematik-Systeme an. Voraussetzung war: „Es musste für jeden Mitarbeiter bedienbar sein, einfach nur anklicken und bestätigen.“ Zudem sollte unterschieden werden können zwischen privaten und gewerblichen Fahrten oder Fahrten vom Wohnort zur Betriebsstätte. Auch der Datenschutz sei wichtig gewesen, sagt Raczek. So sollte etwa bei privaten Fahrten für den Unternehmer nicht einsehbar sein, wo sich der Fahrer gerade befindet. Auch eine kurze Reaktionszeit des Systems war gefordert.

 

Tester:

Besselmann Services GmbH & Co. KG, Beelen

Kerngeschäft:

Arbeitnehmerüberlassung und Reinigung

Fuhrpark:

mehr als 60 Fahrzeuge, vom Polo bis zum 40-Tonner

Wirkungskreis:

deutschlandweit

Anforderungsprofil des Anwenders:

Der Kunde wünschte sich ein einfaches System zur Unterscheidung von privaten und gewerblichen Fahrten.

 

Testphase bringt Entscheidung für VISPIRON

In der Testphase prüfte Besselmann Services, welches Telematik-System sich am flexibelsten zeigte. Testsieger war dann Vispiron CARSYNC- LOG. „Überzeugt hat uns der relativ einfache Umgang mit der Hardware.“ Diese kaufte das Unternehmen dann, nachdem das System zuvor etwa zwei bis drei Monate in einem Wagen getestet worden war. „Wir haben festgestellt, dass es sehr simpel ist.“ Auch die Präsentation des Vertriebsmitarbeiters von Vispiron habe überzeugt. Zwei weitere Mitarbeiter waren dann für die Einführung zuständig und für Besselmann Services „auch über normale Arbeitszeiten hinaus“ erreichbar, wenn Probleme oder Fragen auftauchen sollten. Das bedeutete manchmal einfach nur ein Abschalten des Systems, wenn ein Fahrzeug nicht mehr bewegbar war, weil der Fahrer sich nicht entsprechend ausweisen konnte. Für diesen Fall gibt es nämlich eine Zündunterbrechung – so soll Fremdnutzung verhindert werden.

Die Vorteile des neuen Telematik-Systems

Seit Dezember 2012 ist Vispiron CARSYNC-LOG nun im Einsatz und wurde in Springerfahrzeuge eingebaut, die eventuell privat genutzt werden, und solche mit einem geringen Anteil an Privatfahrten. Nun gibt es keinen Stress mehr, weil ein Fahrzeug vielleicht nicht mehr verfügbar ist, mit dem man gerechnet hatte. Auch der jeweilige Vorgesetzte muss, nachdem der Mitarbeiter sich angemeldet und einfach nur angeklickt hat, ob eine private oder eine dienstliche Fahrt ansteht, nicht mehr viel tun. Es ist nur noch nachzutragen, wohin die jeweilige Fahrt ging und was der Zweck war. Dabei ist es auch möglich, Anschriften im System zu hinterlegen, sodass abschließend nur noch der Anlass der Fahrt eingetragen werden muss. „Damit kann man Bürokratie abbauen“, sagt Raczek. „Das ist eine Zeitersparnis.“ Das System bietet zudem eine elektronische Führerscheinkontrolle, die Besselmann Services aber weniger genutzt hat, da das Unternehmen bereits über ein ähnliches System verfügte. Für Firmen, die in dieser Hinsicht noch Nachholbedarf haben, sei das im CARSYNC-LOG integrierte Tool aber „super“, findet Raczek. Kunden könnten ebenfalls vom System profitieren, etwa bei der Frage, wann Mitarbeiter der Firma bei ihnen eintreffen. Ein kurzer Blick aufs Portal genügt, und es kann eine genaue Angabe gemacht werden. Bei Besselmann komme dies zwar selten vor, andere Unternehmen könnten daraus aber durchaus Nutzen ziehen.

Große Zufriedenheit mit CARSYNC-LOG

Bei all den positiven Aspekten – gibt es gar keine Nachteile, keine Verbesserungsvorschläge? Da fällt Raczek auch bei längerem Nachdenken nichts ein. Sogar eine Ausweitung der Nutzung kann er sich vorstellen. Ende August wird es ein weiteres Treffen mit einem Außendienstmitarbeiter von Vispiron geben. „Wenn’s nach mir ginge, würde ich vielleicht auch erweitern“, sagt der Ingenieur. „Das System diszipliniert die Fahrer auch ein wenig, wenn man weiß, dass die Black Box da ist.“

 


Fazit
Zusammenfassend hebt Raczek als besonderen Vorteil des Systems die Einsparungen sowohl im Bereich der direkten als auch der indirekten Kosten hervor. So wurde etwa auch aufgedeckt, dass die Fahrzeuge die vermeintlich hohe Privatnutzung geradezu aufweisen mussten, denn die Laufleistung hatte sich verringert, bei gleichbleibender Auftragsleistung. So ist am Ende Besselmann Services als Nutzer hochzufrieden – und das Finanzamt dürfte das Ganze auch positiv sehen.

 

 

zurück TOP