Tätigkeiten im Bereich Wartung, Reparaturen und Untersuchungen kosten etwa ein Viertel ihrer Arbeitszeit. Die verbleibende Zeit entfällt kumulativ auf organisatorische und administrative Tätigkeiten wie etwa Fahrerbetreuung, Versicherungsmanagement oder auch Controlling.

Innerhalb dieses breiten Aufgabenspektrums werden einzelne Tätigkeiten als unterschiedlich aufwändig wahrgenommen. Besonders das Schadensmanagement wird häufig als unverhältnismäßig zeitintensiv eingeschätzt und hebt sich damit deutlich von anderen Aufgaben ab. Zusätzliche Anforderungen entstehen durch neue Themenfelder wie das ESG-Reporting. Dieses ist insbesondere in größeren Fuhrparks bereits fest etabliert: Mehr als zwei Drittel der Flotten mit 50 oder mehr Fahrzeugen sind in entsprechende Berichtspflichten eingebunden. Damit geht ein zusätzlicher Aufwand für Datenerhebung, Aufbereitung und Abstimmung einher, der zunehmend in die bestehenden Prozesse integriert wird.

Fahrzeugbeschaffung: Kostenfokus und unterschiedliche Anforderungen bei Pkw und Transportern

Fuhrparkmanagement-Systeme im Einsatz und wachsende Relevanz von KI

Dedizierte Softwarelösungen sind im Fuhrparkmanagement noch nicht flächendeckend im Einsatz. Während größere Flotten bereits häufiger auf entsprechende Systeme zurückgreifen, arbeitet ein erheblicher Teil – insbesondere kleinere Fuhrparks – weiterhin ohne spezialisierte Software. Die Anforderungen an Fuhrparkmanagement-Systeme sind dabei klar definiert: Im Fokus stehen vor allem Funktionen zur Kostenkontrolle, zur Organisation von Wartungen sowie zur Sicherstellung von Compliance, etwa durch Führerscheinkontrollen oder UVV-Prüfungen. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass diese Anforderungen nicht immer vollständig abgedeckt werden. Gerade im Bereich Compliance bestehen weiterhin Lücken zwischen Bedarf und Umsetzung.

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz hat im Vergleich zu vor zwei Jahren deutlich zugenommen, bleibt insgesamt aber noch auf einem frühen Niveau. Gleichzeitig ist die Offenheit gegenüber zukünftigen Anwendungen hoch: Ein Großteil der Fuhrparkverantwortlichen kann sich den Einsatz von KI perspektivisch vorstellen. Die größten Potenziale werden vor allem in datengetriebenen Anwendungsfeldern gesehen. Dazu zählen insbesondere Analysen und Reporting, aber auch unterstützende Funktionen in Bereichen wie Rechnungsbearbeitung, Fahrzeugkonfiguration oder Schadensmanagement. Gründe gegen den Einsatz liegen aktuell meist weniger in konkreten Hürden als vielmehr in einem noch nicht erkannten Bedarf sowie allgemeinen Anforderungen wie Datenschutz oder Systemkomplexität. Quelle: Dataforce