Zur Archivierung von Dokumenten und Belegen im SAP-Umfeld hat die Universitätsmedizin Göttingen bereits seit 2006 eine Archivlösung im Einsatz. Die Funktionalität der vorhandenen Archivlösung war den aktuellen Anforderungen nicht mehr gewachsen und erwies sich ohne umfangreiche Modernisierungen als nicht mehr tragfähig. Um weiterhin eine effektive Verwaltung der Daten garantieren zu können, entschied sich die Universitätsmedizin Göttingen für einen Wechsel zur Archivlösung aus dem Hause der EASY SOFTWARE AG. Für dieses Projekt setzte die Universitätsmedizin Göttingen auf die Zusammenarbeit mit dem langjährigen Betreuungspartner Sycor. Genutzt wird die Archivlösung vor allem zur Unterstützung betriebswirtschaftlicher Prozesse, wie beispielsweise der Rechnungsverarbeitung. Darüber hinaus wird es auch als Ablage für die elektronische Personalakte und für verschiedene SAP-Archiv-Standard-Prozesse genutzt. Kernanforderung an das Projekt war die Ablösung des Altarchivs einschließlich der Migration der Altdaten in die neue Lösung. Insgesamt wurden innerhalb kurzer Zeit über vier Millionen Dokumente in das neue System übertragen.

"Innerhalb von drei Monaten haben wir das neue System implementiert und eingerichtet sowie eine Migration der Daten vorgenommen", so Bengt Mitzinneck, Projektverantwortlicher der SYCOR GmbH.

Die Dokumente waren während der gesamten Migration zugreifbar, unabhängig davon, ob sie bereits übertragen wurden oder sich noch im Altarchiv befinden. Bestehende Dokumente in den alten Archiven sowie die Schnittstellen zu Drittsystemen wurden einfach in ihrer Struktur übernommen und an das neue Archiv angebunden.