Sparzwang in öffentlichen Verwaltungen und im Gesundheitswesen

Kassel, 31.10.2014.

Noch immer gehen viele Entscheider im öffentlichen Bereich davon aus, dass Lizenz- und Software Asset Management (SAM) insbesondere eine Organisations- und Verwaltungsaufgabe sei. Doch die weit verbreitete Meinung, Software Asset Management sei nur ein Verwaltungsakt, der für einige Bedenkenträger und zur Beschwichtigung der Hersteller so nebenbei mit erledigt werde, ist laut einer aktuellen techconsult-Studie falsch. 

Die Praxis zeigt, dass die umfassende und aktive Beschäftigung mit dem Management der eingesetzten und benötigten Software hilft, nutzungsfähige und agile IT-Infrastrukturen aufzubauen. Und gerade diese Dynamik und Agilität wird von IT-Leitern und CIOs im Zeitalter von Cloud Computing und mobilen Geräten benötigt.

techconsult hat sich im Frühsommer 2014 in Form einer umfassenden Analyse mit dem Thema Software Asset Management und den Anforderungen von öffentlichen Verwaltungen an eine dynamische IT beschäftigt. Der Bericht zur Studie, der nun vorliegt, fasst die Ergebnisse zusammen.

Fazit: Mit der Ausrichtung auf Produktlebenszyklusmodelle und Software-Asset-Management-Konzepte können Softwareaufwendungen erheblich reduziert und Fehllizensierungen vermieden werden. Voraussetzungen hierfür sind, interne Prozesse zu schaffen und Verantwortungsträger im Unternehmen zu bestimmen. Dies wird umso wichtiger, wenn Software dezentral beschafft wird, z.B. auf Abteilungsebene oder gar bedarfsgesteuert und individuell vom Mitarbeiter selbst.

Thema ist angekommen, Bedeutung wird jedoch noch gering eingeschätzt

Gerade in öffentlichen Verwaltungen und im Gesundheitswesen wird die Bedeutung eines professionellen und umfassenden Software-Asset-Management-Ansatzes noch recht gering eingeschätzt, sowohl was die Bedeutung für das Tagesgeschäft als auch was die strategische Bedeutung betrifft. Auf den ersten Blick scheint Software Asset Management sich in den Köpfen der Verantwortlichen durchzusetzen: Zwei Drittel der öffentlichen Organisationen und Organisationen des Gesundheitswesens beschäftigen sich nach eigener Auffassung intensiv mit Software Asset Management. Vor diesem Hintergrund ist es auch nicht allzu überraschend, dass man im öffentlichen Bereich von einer Fehllizenzierungsrate von lediglich 9% ausgeht. Hier ist zu vermuten, dass hier die Fehllizensierungsrate höher liegt, als von den Befragten geschätzt wird – weil keine systematische Inventarisierung stattfindet, fehlen Überblick und eine Grundlage für eine realistische Einschätzung. Grundsätzlich dürfte man von einer Fehllizensierungsrate ausgehen, die um den Faktor drei höher liegt. Eine systematische Erfassung und Inventarisierung wird von 64 Prozent der befragten öffentlichen Verwaltungen vorgenommen, jedoch setzten hierbei nur 51 Prozent auf Lizenz- und Software Management Tools.

Im Umkehrschluss hat die Hälfte der öffentlichen Verwaltungen noch Nachholbedarf, was die systematische Erfassung und Inventarisierung der eingesetzten Software betrifft

Die geringe Bedeutung, die SAM bisher zugemessen wird, muss als folgenschwere Fehleinschätzung interpretiert werden: Es sind nicht nur die Software-Hersteller, die bemüht sind, durch Plausibilitätsprüfungen und umfangreiche Audits zu prüfen, ob die geschlossenen Lizenzverträge eingehalten werden. Vor allem geht es auch um den gesetzeskonformen IT-Betrieb, da Unternehmer z.B. für Urheberrechtsverstöße durch mangelnde Lizensierung haften. Somit sind nicht die Investitionen in Software Asset Management der kostspielige Faktor, sondern es sind die aufgrund in Audits festgestellten Nachlizensierungen, die Einsparungen zunichtemachen oder sich gar negativ auswirken. Auch wird bei fehlendem SAM häufig erst durch ein Audit klar, dass u.U. für Lizenzen bezahlt wird, die gar nicht benötigt werden. Darüber hinaus ist auch der Aufwand zu bedenken, der im Rahmen eines Audits vom Hersteller entsteht: Je besser die Dokumentation mittels SAM umgesetzt ist, desto geringer der Aufwand und desto reibungsloser verläuft das Audit. 

 

Quelle: Henrik Groß, techconsult GmbH

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