In der Befragung „Indirekter Einkauf im Fokus: Zwischen Einsparpotenzial und Zukunftschancen“ wurde untersucht, wie viel Zeit es Unternehmen kostet, Materialien zu beschaffen, die tagtäglich in der Verwaltung, im Betrieb oder der Instandhaltung benötigt werden – jenseits der für die Produktion relevanten Güter. Damit ist es möglich, das Einsparpotenzial durch die Digitalisierung für sogenannte „indirekte“ Einkaufsprozesse zu beziffern. Um diese Erkenntnisse von einer abstrakten auf eine praktische Ebene zu heben und jedem interessierten Unternehmen zugänglich zu machen, hat Mercateo den Prozesskostenrechner entwickelt und stellt ihn auf einer eigenen Website zur Verfügung. Der Rechner kann von allen Unternehmen genutzt werden, unabhängig davon, ob bereits die B2B-Beschaffungsplattform genutzt wird oder nicht. Vorteil dabei: Persönliche oder unternehmensrelevante Daten müssen nicht gespeichert werden.

Wie funktioniert der Prozesskostenrechner?

Das Tool basiert auf den Kennzahlen, die die Studie „Indirekter Einkauf im Fokus“ ermittelt hat. Mit der Angabe von nur zwei Werten, nämlich der Anzahl von Bestellungen pro Jahr und dem angewendeten Bestellprozess, kann der Nutzer sofort ermitteln, welches Einsparpotenzial im indirekten Einkauf im jeweiligen Unternehmen ungenutzt liegen bleibt. Denn ein digitaler Prozess kann die Kosten eines Bestellvorgangs von 115 Euro (manuell) auf 67 Euro (digital) senken.

Deutlich werden die Einsparungen durch digitale Bestellprozesse am Beispiel eines durchschnittlichen mittelständischen Unternehmens. Ein typischer Warenkorb für die indirekte Beschaffung enthält durchschnittlich drei Positionen, zum Beispiel Schuhe für den Arbeitsschutz, Reinigungsmittel und Büromaterial. Alle genannten Positionen müssen bestimmten Anforderungen und Kriterien entsprechen, die ein Einkäufer in Abstimmung mit der jeweiligen Fachabteilung prüft.

Beim Einsatz von digitalen Beschaffungsplattformen entfällt dieser Aufwand, weil die Bestellung an die jeweiligen Bedarfsanforderer ausgelagert wird, die ihren Kriterien entsprechend bestellen können. Der Einkäufer kann über Bestellbudgets und gesteuerte Zugriffe auf Sortimente sicher gehen, dass der bestellende Mitarbeiter Budgetgrenzen nicht überschreitet und ausschließlich abteilungsrelevante Artikel bestellen kann. Außerdem bieten Beschaffungsplattformen digitale Rechnungsprozesse an, was auch Abläufe in der Buchhaltung optimiert. Rechnungen und Bestellungen sind leichter zuzuordnen und weniger Kreditoren müssen gepflegt werden. Dadurch ergeben sich Einsparungen bei der Arbeitszeit von mehr als 50 Prozent und die Prozesskosten werden gegenüber manuellen Prozessen halbiert.

Für ein durchschnittliches mittelständisches Unternehmen, dass seine Beschaffungsprozesse zuvor nicht einheitlich organisiert hatte und etwa 1.000 Bestellungen für die indirekte Beschaffung pro Jahr auslöst, ergeben sich nach Angaben von Mercateo durch die Nutzung einer digitalen Beschaffungsplattform Einsparungen in Höhe von mehr als 60.000 Euro.

In fünf Schritten und mit verhältnismäßig geringem Zeitaufwand können also, je nach Menge der jährlichen Bestellungen, Einsparungen in erheblichem Umfang ermittelt werden. Der Prozesskostenrechner gibt auf Wunsch eine detaillierte Analyse aus, die gespeichert und zur Überarbeitung der Unternehmensprozesse genutzt werden kann. Dabei werden auch Hinweise gegeben, wie mit digitalen Beschaffungsplattformen der Einkauf optimiert werden kann. (Quelle: Mercateo AG)