Um der Dokumentenflut im Unternehmen Herr zu werden, hat Nedschroef gemeinsam mit IBM und DAConsulting (DAC) seine zuvor manuellen und papiergebundene Prozesse beim Dokumentenmanagement digitalisiert. Der Wechsel zu einem elektronischen ECM-System für die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung senkt nicht nur Aufwand und Kosten, sondern verbessert auch die Reaktionsgeschwindigkeit in der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Die auf Nedschroef zugeschnittene Lösung bearbeitet eingehende Dokumente und ordnet sie den entsprechenden Aufträgen im Infor ERP-System zu. Als Hardwarebasis hat sich der Mittelständler für eine IBM-i-Umgebung auf IBM Power Servern entschieden. Um ein einheitliches Vorgehen aller Betriebe sicherzustellen, hat Nedschroef standardisierte Prozesse in allen Produktionszentren und Vertriebsbüros eingeführt. Heute lassen sich so mehr als 2,8 Millionen Dokumente papierlos archivieren.

Alle eingehenden Papierdokumente, einschließlich Rechnungen und zugehörigen Unterlagen wie Lieferscheine, werden bei ihrer Ankunft gescannt. Mit der Software IBM Datacap Taskmaster Capture verwandelt Nedschroef die Papierdokumente in digitale Dateien und erfasst automatisch Informationen wie Lieferantenname sowie Nummer und Betrag der Rechnung. Die Dateien verwaltet Nedschroef mit dem IBM Content Manager OnDemand, da sich mit dieser ECM-Lösung Dokumente in kurzer Zeit laden, speichern und vorgangsbezogen abrufen lassen. Die IBM-i-Umgebung, IBM Software zum Scannen und Archivieren sowie die ergänzende DAC und Infor Anwendungssoftware ermöglichen Nedschroef eine homogene IT-Infrastruktur. Das reduziert die Komplexität und sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter von Nedschroef stärker als bisher auf das Kerngeschäft des Unternehmens konzentrieren können.

"Gerade im Mittelstand werden beim Dokumentenmanagement oft noch viele Arbeitsschritte manuell bearbeitet", sagt Martina Fiddrich, Geschäftsbereichsleiterin Mittelstand und Managed Service Provider (MSP) für Deutschland, Österreich und die Schweiz bei IBM. "Nedschroef ist ein typisches Beispiel dafür, wie eine komplette Umstellung auf ein digitales ECM zusätzliche Freiräume für die Mitarbeiter schafft und die Kosten senkt."

Quelle: IBM Deutschland GmbH